عمليات المكتب الخلفي. تعريف مصطلحات المكتب الأمامي والوسطى والخلفي

هناك ثلاثة مكاتب في أي بنك استثماري: المكتب الأمامي، والمكتب الأوسط، والمكتب الخلفي. وفي هذه المقالة سنخبرك بما يفعله كل قسم وكيف يعمل.

المكتب الأمامييتفاعل مباشرة مع العملاء. تتمثل المهمة الرئيسية لموظفي المكاتب الأمامية في إبرام المعاملات مع العملاء من المؤسسات والقطاع الخاص والتي من شأنها تحقيق الربح للبنك وزيادة أصول العملاء أنفسهم.

يعمل موظفو المكتب الأمامي في الأسواق المالية الأولية والثانوية.

يشتمل السوق الرئيسي للبنك الاستثماري على قسم تمويل الشركات (IBD - قسم الخدمات المصرفية الاستثمارية)، حيث يقدم المصرفيون المشورة والخدمات بشأن جذب التمويل وإعادة هيكلة أعمال العملاء. وهم يشاركون في عمليات الاندماج والاستحواذ (M&A)، وزيادة رأس المال (أسواق رأس المال الأسهم) وإعادة هيكلة ديون العملاء (أسواق رأس المال الديون).

يتكون السوق الثانوي من أقسام التداول (التداول)، والمبيعات (المبيعات)، والتحليلات (الأبحاث). يتميز المكتب الأمامي بالفصل الصارم بين أقسام الشؤون المالية والتجارية في الشركات وذلك للحد من تبادل المعلومات بين الإدارات ولتجنب تضارب المصالح بين العميل والبنك من خلال استخدام المعلومات الداخلية.

مميزات المكتب الأمامي:

· يرتبط العمل بالإجهاد والتوتر المستمر - حيث تعتمد مبالغ ضخمة من المال على القرارات التي يضطر الموظفون إلى اتخاذها في فترة زمنية قصيرة.

· الكثير! الكثير من العمل! موظفو المكتب الأمامي هم محترفون حقيقيون ومدمنو عمل. العمل 80-100 ساعة في الأسبوع هو المعيار بالنسبة لهم.

· يعد العمل في المكتب الأمامي لأحد البنوك الاستثمارية من أرقى الوظائف وأكثرها أجراً في البنوك الاستثمارية.

المكتب الأوسطيقدم الدعم الفني والإداري. داخلها مقسمة إلى أقسام.

في قسم إدارة المخاطر، يعمل المحللون ومديرو المخاطر بشكل وثيق مع فرق المكاتب الأمامية لتزويدهم بمعلومات محدثة وحديثة حول مختلف المنتجات المالية والأسواق المالية. تساعد هذه المعلومات الموظفين على تقليل مخاطر الاستثمار.

يتم إعداد البيانات المالية من قبل قسم مراقبة الجودة (مراقبة المنتج).

ويضم المكتب الأوسط أيضًا قسمًا قانونيًا (الامتثال)، يقوم بمراقبة الدعم القانوني للمعاملات ومتطلبات الجهة التنظيمية - البنك المركزي. كما يقومون أيضًا بإدارة المخاطر القانونية، مما يضمن امتثال ممارسات البنك للتشريعات ومعايير الصناعة.

تقوم إدارة الخزانة بإدارة مخاطر السيولة والمخاطر التشغيلية والسمعة.

خصائص المكتب الأوسط:

· مسؤولية عظيمة! إذا كان موظفو المكتب الأمامي أكثر مسؤولية عن الأداء المالي، فإنهم في المكتب الأوسط مسؤولون عن امتثال البنك لجميع القواعد والمتطلبات القانونية. تعتمد سمعة البنك إلى حد كبير على جودة عملهم.

· التفاوض مع المكتب الأمامي. غالبًا ما يتعين على موظفي المكتب الأوسط تحذير المكتب الأمامي من المخاطر العالية وإقناعهم بالتخلي عن المعاملات الخطرة بشكل غير معقول.

المكتب الخلفيهو قسم لدعم المعاملات والإدارة ومراقبة الجودة.

يقوم قسم العمليات والتسويات بفحص المعاملات بحثًا عن الأخطاء ومدفوعات العملاء.

تشمل الوظائف الإدارية العمل مع الموارد البشرية، والتسويق، وبناء العلامة التجارية والترويج لها، والحفاظ على معايير الجودة لتقديم الخدمات في جميع مكاتب البنك.

يعد قسم تكنولوجيا المعلومات أيضًا جزءًا مهمًا من المكتب الخلفي، والذي يتعامل مع الدعم الفني وتحسين العمليات وأتمتتها وتصحيح المشكلات الفنية.

ميزة المكتب الخلفي:

· جدول عمل موحد على عكس المكتب الأمامي.

· التفاعل مع مكاتب البنوك الأخرى. غالبًا ما تجمع البنوك الدولية فرقًا من جميع أنحاء العالم لحل المشكلات بسرعة.

· يواجه الموظفون مواعيد نهائية ثابتة للعمل. ومع ذلك، فإن العمل ليس مرهقًا ومكثفًا كما هو الحال في المكتب الأمامي.

سنخبرك بمزيد من التفاصيل حول عمل كل قسم من أقسام المكاتب الأمامية في إحدى المواد التالية.

/فريقك tPeople/

ما هو المكتب الخلفي: أصل المصطلح وشرحه + 3 أسباب لحاجة شركتك إليه + أمثلة على مهام المكتب الخلفي في 3 مجالات عمل + نوعان من برامج كمبيوتر المكتب الخلفي + 3 مشكلات يحلونها.

أصبحت العديد من الكلمات الأجنبية في اللغة الروسية تعريفًا لبعض مجالات النشاط. في أوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين، ظهر مفهوم المكتب الخلفي في صناعة الأعمال.

على مر السنين، بدأ استخدام هذا المصطلح في المبيعات، في المؤسسات المالية، وكذلك في سوق الأوراق المالية.

ما هو المكتب الخلفي وما هو الدور الذي يلعبه في الأعمال الحديثة؟، سوف تتعلم من هذه المقالة.

1. شرح مصطلح "المكتب الخلفي"

جاء هذا التعبير إلى اللغة الروسية من اللغة الإنجليزية - "المكتب الخلفي" (والذي يمكن ترجمته حرفيًا على أنه "المكتب الخلفي"). اليوم، أصبح معناها غامضًا بعض الشيء، نظرًا لحقيقة أن أقسام المكتب الخلفي لديها العديد من مجالات النشاط التي تختلف جذريًا عن بعضها البعض.

المكتب الخلفي هو قسم في الشركة مهمته معالجة وتسجيل وتسجيل المعاملات المتعلقة بالشؤون المالية للشركة.

إلى جانب هذا يوجد قسم آخر لا يقل أهمية يسمى المكتب الأمامي. ما هذا؟ تتمثل مهمة المكتب الأمامي في إبرام المعاملات وجذب شركاء وعملاء جدد يؤثرون على الوضع المالي للشركة وتطويرها.

يضم المكتب الخلفي الأقسام التالية:

• محاسبة،
• قسم الموارد البشرية،
• إدارة الشركة،
• خدمة الدعم والمحللين،
• الإحصاءات، الخ.

في الأساس، يتعامل مع جميع الأمور الإدارية.

المكتب الأمامي، بدوره، عبارة عن طاقم من المديرين الذين، من جانبهم، يجذبون شركاء جدد إلى الشركة.

2. كيف ظهر شيء مثل المكتب الخلفي؟

يعود تاريخ إنشاء مثل هذا المصطلح الشائع في مجال الأعمال إلى تخطيط البناء العادي.

تم بناء جميع مباني الشركات الكبرى وفق نفس المخطط...

المكتب الأمامي جاء أولاً- الواجهة الأمامية للمبنى. كانت هناك حاجة إليها حتى يتمكن العميل أو الزائر من العثور بسهولة على القسم المطلوب أو الموظف المحدد. تم تجديد هذا المبنى باهظ الثمن، لأنه "وجه" الشركة. يجب أن يرتدي الموظفون دائمًا ملابس جيدة، وأن يتصرفوا بأدب مع العملاء، وما إلى ذلك.

الجزء الثاني من المبنى كان يسمى المكتب الخلفي. تمت جميع الأعمال الإنتاجية والإدارية في هذه المنطقة. نظرًا لأن الزوار لم يأتوا إلى هنا من قبل، فإن أعمال التجديد والإضاءة والداخلية لم تكن جيدة المظهر.

إذا أولى موظفو المكتب الأمامي اهتمامًا كبيرًا للمظهر، فإن الدور الرئيسي في المكتب الخلفي لعبته الصفات المهنية لموظفي الشركة.

أصبح فصل تخطيط المبنى مصطلحًا عالميًا لقسمين في أي شركة. المكتب الأمامي هو صورة مشرقة تجذب العملاء. المكتب الخلفي هو قسم التطوير بالشركة، والذي يراقب جميع العمليات.

3. لماذا تحتاج شركتك إلى مكتب خلفي؟

يواجه مديرو الشركات الناشئة مسألة ما إذا كانوا بحاجة إلى مثل هذا التقسيم على الإطلاق.

إن إنشائها في شركة جديدة أو حتى في شركة قائمة أمر مهم لثلاثة أسباب رئيسية:

سمعة الشركة.

اليوم، هناك منافسة كبيرة في أي مجال من مجالات النشاط. يحافظ موظفو المكتب الخلفي على سمعة الشركة كل يوم من خلال أفعالهم.

على سبيل المثال، يقوم المتخصصون في قسم التحليلات والإحصاء بإجراء حساباتهم كل يوم من أجل تحسين أداء المؤسسة.

يضمن القسم الإداري للشركة باستمرار أن يقوم الجميع بعملهم بكفاءة وفي أسرع وقت ممكن.

زيادة الأرباح.

بالطبع، يجذب موظفو المكاتب الأمامية عملاء جدد، ولكن بدون الدعم المحاسبي، فإن أي معاملات بالمال يمكن أن تزيد الدخل أو على العكس من ذلك، تقلله.

علاوة على ذلك، في قسم المكتب الخلفي يقوم الموظفون بتطوير خطط تطوير جديدة، والتي يمكن أن تزيد الأرباح بشكل كبير في المستقبل.

المسؤولية عن المخاطر في المعاملات الجديدة.

يعتمد عمل مديري المكاتب الأمامية على إيجاد عميل كبير. في الوقت نفسه، بدون حسابات جميع الفوائد والمخاطر المحتملة من المعاملة من قبل موظفي المكتب الخلفي، لن يتم إبرام العقد.

هذه المرحلة هي الأكثر أهمية، لأنها تحدد ما إذا كانت الشركة ستحقق ربحًا أم خسارة.

4. مهام المكتب الخلفي في 3 مجالات مختلفة من النشاط

على الرغم من أن تفسير المصطلح هو نفسه بالنسبة لأي قطاع أعمال، إلا أنه في الممارسة العملية، في مجالات النشاط المختلفة، يؤدي العمال مهام مختلفة.

3 أمثلة لما هو مسؤول عنه بالضبط المكتب الخلفي في مجالات مختلفة:

في المؤسسة المالية، هذه الوحدة هي قسم العمليات والمحاسبة، وهو المسؤول عن عمل المنظمة بأكملها. يولي المتخصصون اهتمامًا كبيرًا لعمليات الائتمان.

كما تقع على عاتقهم مسؤولية إجراء المعاملات المتعلقة بالأوراق المالية، وعمل قسم المحاسبة، والرقابة على أصول والتزامات البنك.

التجارة والمبيعات.

في مجال التجارة والمبيعات يتولى القسم مسؤولية ومراقبة جميع المعاملات المالية واستلام البضائع وبيعها وبيعها وحركتها وشطب الأرصدة وإرجاع العيوب وتقييم ودراسة السوق التجارية والاستحواذ على المعدات والمباني لبيع المنتج ، إلخ.

بالنسبة للعاملين في مجال الخدمات الغذائية، ترتبط جميع أعمال القسم بالعمليات اليومية. يتولى المكتب الخلفي مسؤولية إعداد التقارير المالية، وحفظ سجلات المنتجات، ومراقبة الجودة وإعداد الأطباق للعملاء، وتعيين الموظفين.

5. مسؤوليات موظف المكتب الخلفي

هناك العديد من المتخصصين في هذا القسم ولكل منهم مهمته الخاصة. من الممكن أن يكون لدى الشركات الجديدة عدد قليل من الموظفين، وفي بعض الأحيان قد يكون هناك 5-10 فقط. لذلك، علينا أن نبحث عن عامل عالمي، متخصص يمكنه أن يكون مسؤولاً عن عدة عمليات في وقت واحد.

إذا كنت في هذا الموقف بالضبط، فيجب عليك أن تفهم الواجبات التي سيُطلب من شخص من قسم المكتب الخلفي القيام بها.

تشمل المسؤوليات الرئيسية للمتخصص في هذا القسم ما يلي:

1. تنفيذ وتسجيل الصفقة.
2. إبرام العقود المتعلقة بشراء أو بيع البضائع.
3. المعاملات التي تنطوي على نقل الملكية من البائع إلى المشتري.
4. السيطرة على التدفقات المالية للشركة.

تقع المسؤولية الكاملة تقريبًا عن ازدهار الشركة على عاتق موظفي المكتب الخلفي. أدنى أخطاء في الحسابات الخاطئة في المعاملات المالية والقضايا التنظيمية يمكن أن تؤدي إلى خسائر أو حتى خسائر.

6. هل من الممكن استبدال قسم المكتب الخلفي ببرنامج؟

ومهما كان القول، فإننا في القرن الحادي والعشرين - وهو الوقت الذي تتم فيه أتمتة معظم العمليات (أو على الأقل تتجه نحو ذلك). هذا المصير لم يسلم القسم الفرعي من المكتب الخلفي.

المكتب الخلفي هو برنامج كمبيوتر يتحكم وينفذ العمليات التكنولوجية للشركة المتعلقة بالمبيعات والتمويل والمحاسبة وما إلى ذلك.

يقوم العديد من المديرين بشراء هذه البرامج من أجل توفير المال على رواتب موظفي الإدارة.

هناك نوعان من المكاتب الخلفية للكمبيوتر الشخصي:

هنا، على سبيل المثال، برنامج "المضغوط"، وهو مخصص للمتجر. تحتوي قاعدة البيانات على كافة المعلومات حول تشغيل شبكة التداول. لاستخدامه، يكفي 2-3 أشخاص لمراقبة العمل وإدخال بيانات جديدة.

بهذه الطريقة، يمكنك حل المشكلات التالية بشكل أسرع:

خدمة العملاء السريعة وإتمام المعاملات الجديدة.

يقوم البرنامج تلقائيًا بإجراء الحسابات وتحديد المخاطر المحتملة والأرباح والخسائر وما إلى ذلك. في هذه الحالة، لا يمكن أن تكون هناك أخطاء مسبقة إذا تم إدخال كافة البيانات في البرنامج بشكل صحيح.

المحاسبة التلقائية والرقابة على الشركة.

عندما تحصل الشركة على بيانات عن وضعها المالي وإحصائيات عن أداء جميع الإدارات في غضون ثواني، فإن ذلك يساهم في تحقيق أقصى قدر من السيطرة على أنشطة الشركة من الداخل.

هذه المعلومات ضرورية حتى تتمكن الإدارة من مراقبة جميع العمليات ودراسة أوجه القصور والقضاء عليها في الوقت المناسب.

تحليل التعاون مع العملاء والشركاء.

ستساعد مراقبة هذه المعلومات في تحسين استراتيجية التسويق للشركة.

من هذه المقالة تعلمت ما هو المكتب الخلفيوكذلك حول وجود برامج كمبيوتر يمكنها استبدال قسم بأكمله بموظفين حيين. يقوم البرنامج بتسريع العديد من العمليات التنظيمية.

نظرة عامة على العمل مع عنصر مهم مثل

المكتب الخلفي للشركة - في الفيديو التالي:

وهذا، بالطبع، زائد كبير لعمل الشركة، ولكن بعد ذلك لن تكون هناك حاجة لبعض المتخصصين وسيتعين حرمان الناس من العمل. بالإضافة إلى ذلك، ومع كل دقتها، فإن الآلات ليست قادرة بعد على التفوق على البشر في كثير من النواحي.

مقالة مفيدة؟ لا تفوت جديدة!
أدخل بريدك الإلكتروني واحصل على مقالات جديدة عبر البريد الإلكتروني

"جميع المهن مطلوبة، جميع المهن مهمة" - كلنا نعرف ذلك منذ الطفولة. والحقيقة هي أن كل شيء مترابط في العالم الحديث، لذلك ظهرت العديد من المصطلحات ذات الأصل الأجنبي، ومعناها غير معروف لمعظم المواطنين. السماسرة، وصانعو الصور، ومؤلفو النصوص، والمساحون - لا يمكنك أن تقول على الفور ما يفعله هؤلاء الأشخاص بالضبط. ويمكن قول الشيء نفسه عن المتخصصين في المكاتب الخلفية والأمامية. من هم، أين يعملون، ما هي مسؤولياتهم المباشرة؟

تعريف المكتب الأمامي للمؤسسة المالية

يشير هذا المصطلح إلى مجموعة من الأقسام في المنظمات المسؤولة عن العمل مع العملاء أو العملاء. متخصصو المكاتب الأمامية هم على الخط الأمامي، وهم وجه الشركة. يعتمد نجاح المؤسسة بأكملها على احترافيتها وكفاءتها وودها. في هؤلاء الموظفين، يقومون بمعالجة طلبات الحصول على قرض أو الحصول عليه، وتقديم المشورة بشأن أي قضايا، وتوزيع المنتجات المصرفية، وما إلى ذلك. أي أن المتخصصين يرافقون العميل باستمرار من لحظة وصوله إلى فرع البنك حتى إبرام المعاملة.

ما هو المكتب الخلفي؟

هذا قسم تشغيلي ومحاسبي يضمن تشغيل الأقسام التي تدير أصول الشركة والتزاماتها. المكتب الخلفي هو مكان بارز باللون الرمادي. لا يستطيع العملاء والعملاء تقييم عمل المتخصصين، على الرغم من أنهم يستثمرون الكثير من الجهد في ازدهار الأعمال. توجد مثل هذه الأقسام في البنوك وشركات الاستثمار والمنظمات التي تنفذ المعاملات في أسواق الأوراق المالية. يوظفون من 3 إلى 15 شخصًا، ويعتمد عدد الموظفين على حجم المؤسسة.

يتضمن العمل في المكتب الخلفي للبنك إعداد التسويات للأوراق المالية والأموال للمعاملات التي يبرمها المكتب الأمامي. ويتحمل موظفوها أيضًا مسؤولية مراقبة الالتزام بالحدود، والحفاظ على التقارير الداخلية، وتوفير المعلومات للمحاسبة. يعمل أخصائي المكتب الخلفي فقط مع الأطراف المقابلة، ولا يتعاون مع العملاء.

ماذا يفعل المكتب الأوسط؟

يمكن أن يسمى هذا القسم الرابط بين المكاتب الأمامية والخلفية. وظائفها غامضة تماما. يشارك متخصصو البنك بشكل أساسي في صياغة العقود وتوقيعها، وتزويد العملاء بأنواع مختلفة من التقارير، وقبول أوامر إجراء عمليات السحب والمشتريات والمبيعات، وما إلى ذلك. كما أن المكتب الأوسط مسؤول أيضًا عن تنسيق النماذج القياسية والوثائق التنظيمية مع الإدارات الأخرى، تطوير منهجيات تنفيذ العمليات الجديدة. ويعمل متخصصوها في معظم الحالات على مهام من العاملين في الخطوط الأمامية.

ما هي مسؤوليات المتخصصين في المكتب الخلفي؟

يجب على موظفي المؤسسات المالية إبرام اتفاقيات لشراء وبيع الأوراق المالية والاحتفاظ بسجل للمعاملات. يقوم المتخصص بمراقبة إعادة تسجيل الأوراق المالية، حيث يجب أن يتم نقل حقوق الملكية إلى المشتري من البائع. يقوم المكتب الخلفي بتنفيذ هذا الإجراء على أساس أمر النقل الوارد في سجل حامل الأوراق المالية.

ويجب أن يحصل المالك الجديد على جميع المستندات اللازمة، ويقوم المتخصص بدوره بالتحكم في عملية التسوية بين شركتي البائع والمشتري. يتحمل موظف المكتب الخلفي مسؤولية كبيرة، لأن أدنى خطأ، والذي يبدو للوهلة الأولى وكأنه عدم دقة بسيطة، يمكن أن يؤدي إلى مشاكل واسعة النطاق. وفي أسوأ الأحوال، تتكبد الشركة خسائر كبيرة بسبب إعلان بطلان الصفقة.

مقارنة بين المكاتب الأمامية والخلفية

وهذان القسمان متقابلان. المكتب الأمامي هو وجه الشركة. المتخصصون مرئيون دائمًا؛ يعتمد مستقبل المنظمة على احترافهم وسعة الحيلة. المكتب الخلفي يعمل في الظل. لا يعرف الجميع موظفي القسم بالنظر، لكنهم كالنحل المنشغل، يجرفون الكثير من الأمور المهمة. يعمل جميع المتخصصين لصالح الشركة، ولكن لا يزال من المهم رسم خط بين الإدارات المختلفة حتى لا تنقل مسؤوليات البعض إلى أكتاف الآخرين.

يتمتع المكتب الأمامي والمكتب الخلفي بوظائف مختلفة. الأول يعمل على زيادة سرعة خدمة العملاء، والحفاظ على موثوقية المعلومات الواردة، وتسجيل المبيعات على الفور. أما الثاني فيركز على تحليل المبيعات وإعداد بطاقة فهرس للسلع مع الأسعار ونظام التسعير ومراقبة حركة المنتجات في المستودعات.

يمكن أن يحدث فصل الأقسام على مستوى البرامج والأجهزة. ليس هناك حدود واضحة بينهما، بل هو مجرد نظام من المفاهيم. الفصل بين المكاتب الخلفية والأمامية ضروري على المستوى النفسي. يجب أن يفهم رئيس الشركة أن العمل في النظام الفرعي الأول يتطلب المزيد من المتخصصين المحترفين وذوي الخبرة مقارنة بالنظام الفرعي الثاني، حيث يتحملون مسؤولية أكبر وعمل أكثر تعقيدًا.

من السهل علينا أن نتخيل كيف يبدو العمل في المكتب، حتى لو لم نمارس مثل هذه الأنشطة من قبل. ومع ذلك، مع نمو العولمة، تأتي إلينا مصطلحات جديدة باللغة الإنجليزية لم تكن معروفة من قبل، ومعناها ليس واضحًا دائمًا. لذلك، نريد اليوم مساعدتك على فهم المصطلحات المرتبطة بالعمل في المكتب، أي ما هو المكتب الخلفي والمكتب الأمامي والمكتب الأوسط.

ما هذا؟

المكتب الأمامي هو قسم الشركة الذي يشارك فيه الموظفون في العمل مع العملاء أو العملاء أو العملاء بدلاً من أداء خدمة العملاء ووظائف الأعمال الداخلية.

اعتمادًا على تركيز الشركة، يؤدي المكتب الأمامي أعمالًا مختلفة. لذلك في الشركات المالية، تكون هذه الوحدة الهيكلية مسؤولة عن المبيعات والتجارة، في البنوك - استشارة العملاء، وفتح وإغلاق الودائع، والحصول على القروض، وفي شركات التأمين، يكون المكتب الأمامي هو إبرام عقود خدمات التأمين بشكل مباشر.

الأمور مختلفة في المكتب الخلفي. يختص هذا القسم باللوائح الداخلية وإدارة شؤون الشركة والإدارة. يتضمن ذلك أيضًا خدمة دعم العملاء، وقسم الوظائف الشاغرة والتوظيف، ومحاسبة الأعمال الداخلية، وتكنولوجيا المعلومات، والتحليلات، ومحاسبة البيانات من السنوات السابقة.

المكتب الخلفي يضمن عمل جميع أقسام المنظمة. ليس لدى العاملين هنا اتصال مباشر مع العملاء والعملاء ولا يقومون بأعمال تتعلق بالعملاء، ولكنهم يشاركون في تلك الأنشطة التي تسمح للشركة بالعمل بشكل صحيح.

المكتب الأوسط هو الرابط بين الأمام والخلف. لا يتواصل هذا القسم عادة بشكل مباشر مع العملاء، ولكنه يقوم مباشرة بمراجعة ومعالجة المعاملات المتعلقة بجهات الاتصال الخارجية للشركة. على سبيل المثال، في أحد البنوك، يقوم المكتب الأوسط بفحص السجل الائتماني وإدخال المعلومات في قاعدة البيانات.

نشأ المكتب الأوسط لسد فجوة المعلومات الموجودة بين الأقسام الأمامية والخلفية.

من أين جاء الاسم؟

من السهل تخمين أن المصطلحات من أصل إنجليزي. يتم ترجمة الجبهة باسم "الأمامي"، والخلف هو الخلفي، والوسط هو الأوسط. يرجع اسم المكتب الأمامي إلى حقيقة أن هذا القسم هو أول قسم يتواصل معه العميل، أي أنه الأقرب إليه، قبل جميع الهياكل الأخرى للشركة. ظهر مفهوم المكتب الخلفي في الأيام التي كانت فيها خطة تشييد مبنى المكاتب تنص على وجود أماكن للاتصال المباشر مع الناس - الجزء الأمامي من المكتب والإدارة والمستودعات وجزء الإنتاج في الظهر. ما يسمى بمساحة المكتب، حيث يمكن لموظفي الشركة فقط الدخول. المكتب الأوسط متوسط، متوسط، لأنه يقع بين القسمين الخلفي والأمامي من حيث أهميته، لكن ليس من الضروري إطلاقاً أن يكون هذا القسم موجوداً فعلياً بين التقسيمات الهيكلية الأمامية والخلفية المذكورة أعلاه. من الممكن أن يتشارك موظفو المكاتب الوسطى مساحة العمل مع المكتب الخلفي، ولكنهم يهتمون بشؤونهم الخاصة.

مقارنة العمل في المكتب الخلفي والأمامي والوسطى

المكاتب الخلفية والأمامية عكس بعضها البعض. يمثل المكتب الأمامي وجه الشركة حيث يتواصل مباشرة مع العملاء. إنهم مرئيون باستمرار؛ يعتمد النجاح المستقبلي للشركة بشكل مباشر على كفاءتهم وروح المبادرة. العمل في المكتب الخلفي هو بمثابة العمل في الظل. موظفو هذا القسم لا يراهم العملاء ولا يعرفونهم بالعين. ومع ذلك، فإن هذا القسم هو الذي يتعامل مع سلامة الشركة واللوائح الداخلية. يؤدي المكتب الأمامي والمكتب الخلفي والمكتب الأوسط وظائف مختلفة. يعمل المكتب المتقدم على زيادة سرعة العمل مع العملاء أو الضيوف أو العملاء، ويسجل معاملات الشراء أو البيع المكتملة بسرعة البرق، ويكون مسؤولاً عن سلامة المعلومات الواردة وصحتها. المكتب الخلفي، أو المكتب الخلفي، ينخرط في التحليلات، بما في ذلك تحليل المعاملات المكتملة والأرباح المستلمة، ويكون مسؤولاً عن إعداد أسعار البضائع، ويسجل هذه البيانات في قاعدة البيانات، ويعمل على التسعير، ويتحكم في حركة البضائع في المستودعات، ويقرر ما يجب إجراء عمليات الشراء الداخلية للشركة. تشمل مهام المكتب الخلفي إعداد الوثائق للمعاملات المكتملة التي أجراها المتداولون أو مديرو "الخط الأمامي".

يتم تعريف المكتب الأوسط بالأدوار الأساسية التالية:

• مراقبة جودة المنتج؛
• الإدارة القانونية؛
• الخزانة؛
• إدارة المخاطر.

عادة ما يحدث الفصل بين الأقسام على مستوى البرامج أو الأجهزة. قد لا يكون هناك خط واضح بينهما - فالحدود تمر فقط على مستوى نظام المفاهيم. ومع ذلك، من المهم الفصل بين العمل في المكتب الخلفي والمكتب الأمامي على مستوى الإدارة ومن الناحية النفسية. يجب أن يدرك فريق الإدارة أن القسم المسؤول عن الشؤون الداخلية للشركة يحتاج إلى عمل متخصصين ومتخصصين ذوي خبرة واسعة، لأنهم يعهدون إليهم بمسؤوليات أكبر ومهام معقدة.

يعامل العديد من المديرين المكتب الخلفي أو المكتب الأوسط بشكل متواضع، ويعتمدون على العاملين في الخطوط الأمامية المسؤولين عن نجاح المعاملات مع جهات الاتصال المباشرة. إلا أن أهمية الأقسام الداخلية يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار للأسباب التالية:

• موظفو المكاتب الخلفية والمتوسطة مسؤولون عن الحفاظ على سمعة الشركة. وبالتالي، فإن خدمة العملاء والمحادثات الهاتفية عالية الجودة فيما يتعلق بقضايا الدعم تقول الكثير عن الشركة وغالبًا ما تغير الموقف تجاهها بشكل كبير.
• السيطرة على المخاطر هي مسؤولية المكتب الأوسط. يتخذ فريق الإدارة قراراته بناءً على البيانات والأرقام والحسابات والمستندات التي تأتيهم من المكاتب، لذا فإن دقتها مهمة. يقوم المكتب الأوسط بحساب المخاطر المحتملة ويمنع الخسائر التي قد تتكبدها الشركة.
• لا تسمح الإدارة القانونية لأي مؤسسة باتخاذ إجراءات تتعارض مع القانون الحكومي المعمول به عن طريق الخطأ.
• بفضل المحاسبة، تكون الشؤون الداخلية للشركة دائمًا في وضع منظم ولا تترك أي تكلفة قاعدة البيانات.

بالطبع، يجدر بنا أن نفهم أن جميع الأقسام لها نفس القدر من الأهمية. تمكنا في هذه المقالة من تحليل مميزات المكتب الأمامي والخلفي والوسطى. بناءً على هذا التحليل، أصبح من الواضح جدًا أنه من أجل إدارة الأعمال بشكل صحيح، من الضروري أن يكون هناك تقسيم واضح للمسؤوليات، عندما يؤدي كل موظف وكل قسم مهمته، وفي المجمل، تكون عملية واحدة دون انقطاع للمنظمة هي مُقتَنىً.

ظهرت كلمة إنجليزية جديدة "المكتب الخلفي" في الحياة اليومية الروسية. ما هذا؟ ما هي الوظائف التي تؤديها؟ وفي أي الشركات موجود؟ دعونا نحاول معرفة ذلك بمزيد من التفصيل.

المكتب الخلفي. ما هذا؟

هذه الوحدات موجودة في العديد من المنظمات. المكتب الخلفي هو قسم أو قسم في شركة له وظائف معينة. نحن نتحدث عن الروتين والإداري والخدمي. تقليديا، تشمل الوظائف أيضا تكنولوجيا المعلومات (الإدارة ومكتب المساعدة)، والموارد البشرية والمحاسبة.

تحدد بعض المنظمات بشكل منفصل مجالات العمل الإضافية التي يجب على المكتب الخلفي تنفيذها. ما هذا؟ في كثير من الأحيان، يشارك موظفو هذا القسم في المحاسبة الإحصائية والتحليلية للمبيعات والمشتريات وأرصدة المستودعات وصيانة الأرشيف.

إذا كان هذا المكتب الخلفي أحد أقسام البنك، فإن وظائفه تشمل عمليات المقاصة والتسوية الحالية والخدمات النقدية، وما إلى ذلك.

تاريخ المكتب الخلفي

في المراحل الأولى من تطوير الأعمال، كان تخطيط مباني أي شركة مميزًا. احتل ما يسمى بالمكتب الأمامي المقدمة. تم ذلك حتى تتاح للعملاء الفرصة للعثور على الموظف المناسب بسرعة وسهولة. وبطبيعة الحال، استثمرت الإدارة بشكل كبير في هذا المبنى، حيث قامت بإجراء إصلاحات وتنظيف وتأثيث باهظة الثمن. كان على المكتب الأمامي أن يترك أفضل انطباع، لأنه "وجه" أي شركة.

يجب على موظفيها أيضًا أن يتوافقوا مع أسلوب الملابس والسلوك. هذا هو الجانب العام لأي شركة.

كان المكتب الخلفي يقع تقليديًا في الخلفية. هذا هو المكان الذي تم فيه الإنتاج نفسه، وكان هناك نظام للمباني الإدارية والأقسام المختلفة والمستودعات، إلخ.

لذلك، كانت هذه المناطق تقليديا قذرة وقاتمة وغير جيدة الإعداد. لم يتم مراقبة عرض هذه المباني عن كثب، حيث لم يظهر العملاء فيها أبدا. وبطبيعة الحال، لا توجد متطلبات خاصة لمظهر الموظفين. تم إيلاء المزيد من الاهتمام للمهارات والقدرات المهنية.

لقد نجح هذا التقسيم للمكتب إلى قسمين كبيرين يؤديان وظائف مختلفة بشكل جيد وهو موجود حتى يومنا هذا.

يقوم موظفو المكاتب الأمامية بإنشاء "صورة" جميلة للشركة. وفي الوقت نفسه، بفضل موظفي المكتب الخلفي تتطور الشركة وتزدهر. لماذا؟ دعونا نلقي نظرة.

أهمية وأهمية المكتب الخلفي لتطوير الشركة

توضح الممارسة مدى أهمية دور هذه الوحدة بالنسبة للمنظمة.

أولاً، يساعد المكتب الخلفي في الحفاظ على سمعة الشركة في بيئة تنافسية للغاية. وبطبيعة الحال، إذا كان الموظفون يؤدون واجباتهم بشكل جيد ودقيق. بعد كل شيء، بالنسبة لأي عميل، فإن المعيار الرئيسي لشركة جيدة هو جودة الخدمة. بفضل موظفي المكتب الخلفي، تكتمل الدورة الكاملة لعملية معينة.

ثانيا، يتم تنفيذ إدارة المخاطر أيضا من قبل المكتب الخلفي. ماذا يجلب هذا للشركة؟ إن موظفي هذا القسم هم الذين يقومون بإعداد التقارير واختيار البيانات والعوامل وإجراء الحسابات على أساسها يتم اتخاذ قرارات الإدارة. ولذلك فإن صحتها ودقتها مهمة جدًا لمستقبل الشركة. يقوم الموظفون بعمل مسؤول للغاية، مما يقلل المخاطر بشكل كبير.

ثالثا، تشارك خدمة المكتب الخلفي أيضا في تطوير أساليب الادخار الجديدة ومقترحات الابتكار. وبطبيعة الحال، لا يحصل الموظفون على أموال مباشرة للشركة. لكن يمكنهم التأثير بشكل غير مباشر على هذه العملية.

المكتب الخلفي في أحد البنوك

وهو قسم العمليات والمحاسبة. بفضل عمله، يتم ضمان أنشطة الإدارات الرئيسية.

يتعامل المكتب الخلفي مع المحاسبة وتسجيل المعاملات مع الأوراق المالية، وإدارة الالتزامات والأصول، فضلا عن التسويات مع العملاء. ولكن هذا مجرد غيض من فيض.

يقوم المكتب الخلفي بعمليات معالجة القروض. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما يشارك الموظفون في فتح الحسابات وتنفيذ المعاملات المحاسبية وإدارة المخاطر.

المكتب الخلفي. التنفيذ الوثائقي ودعم المعاملات في سوق الأوراق المالية

في البنوك، يتكون المكتب الخلفي غالبًا من عدة أقسام. خاصة إذا كانت المنظمة تقوم بعدد كبير من المعاملات في سوق الأوراق المالية. تشمل مسؤوليات الموظفين التسجيل الإلكتروني والمستندي ودعمهم. دعونا ننظر إلى هذا بمزيد من التفصيل.

أولاً، يحتفظ موظف المكتب الخلفي بمجلة المعاملات ويضع اتفاقية لشراء وبيع الأوراق المالية لمصدر معين.

بعد ذلك تأتي عملية إعادة تسجيل الأوراق المالية. نحن نتحدث عن نقل حقوق الملكية. "لبدء" هذه العملية، يحتاج موظف المكتب الخلفي إلى إصدار أمر نقل وإضفاء الشرعية على المعاملة الحالية.

بعد الانتهاء من إعادة التسجيل واستلام مستند التأكيد، يتحكم الموظف في عملية الدفع النهائية.

موظف المكتب الخلفي لديه الكثير من المسؤولية. إذا كان هناك أدنى قدر من عدم الدقة في عملية إعداد المستندات، تعتبر المعاملة غير صالحة. ونتيجة لذلك سيعاني العميل وستتكبد الشركة خسائر فادحة.

بالإضافة إلى ذلك، يتعامل المكتب الخلفي مع المعاملات التحليلية (الداخلية) بين الإدارات في المنظمة في نظام إعادة التوزيع المالي.

في السنوات الأخيرة، استخدم قطاع التجارة في كثير من الأحيان مجموعة متنوعة من برامج أتمتة المكاتب الخلفية.

المكتب الخلفي في صناعة البيع بالتجزئة

عند تنظيم الأعمال التجارية، يواجه المدير العديد من المشاكل. من الضروري تزويد طابق المبيعات بالبضائع وأتمتة محاسبة المستودعات في المؤسسة وإدارة التسعير والتفاعل مع الموردين والفروع.

من أجل حل هذه المشاكل والعديد من المشاكل الأخرى، كما ذكرنا، هناك برامج خاصة للمكتب الخلفي.

في نظام تجارة التجزئة، سيساعد موظفو هذا القسم في التحكم في وصول البضائع وإصدارها، وشطبها ونقلها، وإعادة تقييمها، وتنفيذ العوائد، والعمليات النقدية والمصرفية، والعمل مع معدات البيع بالتجزئة.

يمكن أن تحتوي حزمة البرامج على تكوينات مختلفة: تجارة التجزئة غير الغذائية، أو المتاجر الصغيرة، أو الأسواق الصغيرة، أو السوبر ماركت. في الوقت الحاضر هناك خيار.

المكتب الخلفي في تجارة الشبكة

مجالات العمل الرئيسية في التداول عبر الشبكة هي:

• وإجراء تغييرات وإضافات على مجموعة كبيرة من المنتجات؛
• تبادل البيانات بين الإدارات؛
• الاحتفاظ بسجلات مركزية؛
• تلقي التقارير التشغيلية عن عمل الفروع وما إلى ذلك.

لتسهيل العمل وضمان التفاعل بين المكتب وشبكة منافذ البيع بالتجزئة، غالبًا ما يتم استخدام خيار المكتب الخلفي الآلي. تسمح هذه البرامج للمنظمة بالعمل بشكل أكثر كفاءة وسرعة.

المكتب الخلفي في مؤسسات تقديم الطعام

يرتبط عمل موظفي المكاتب الخلفية لشركة التموين بشكل أساسي بالعمليات الحالية. وهي تشمل تقليديا ما يلي:

• أداء العمليات الإلزامية الروتينية؛
• الاحتفاظ بسجلات السلع والمستودعات؛
• عملية مراقبة إنتاج الغذاء؛
• جمع البيانات وتحليلها؛
• إعداد التقارير.

اعتمادًا على حجم ودوران المنظمة، عادةً ما يتراوح عدد المكتب الخلفي في التجارة من ثلاثة إلى ثلاثة عشر إلى خمسة عشر شخصًا.

وكما ذكرنا، توجد حاليًا أنظمة آلية لتسهيل العمليات التي يجب على الموظفين القيام بها. هذه بطبيعة الحال لحظة إيجابية لرئيس المنظمة. ولكن ليس دائما للموظفين. تظهر الممارسة أن الحصول على الأنظمة الآلية التي تؤدي معظم أعمال المكتب الخلفي يؤدي إلى تقليل عدد الموظفين.