وثائق المحاسبة. معالجة الوثائق الأولية: المتطلبات، مثال

تعتمد دقة المحاسبة والاستنتاجات الإضافية منها على جودة المستند الأساسي والمعلومات التي يحتوي عليها.

يتم تجميع المعلومات الواردة في المستندات الأولية المقبولة للمحاسبة وتنظيمها في سجلات المحاسبة، والتي تتم الموافقة على نماذجها أو متطلباتها من قبل الهيئة المعتمدة. يتم نقل البيانات من السجلات المحاسبية في شكل مجمع إلى البيانات المالية.

تحدد الإدارة الأشخاص المخولين بالتوقيع على المستندات المحاسبية. في هذه الحالة، يمكن إنشاء تسلسل هرمي للتوقيعات اعتمادًا على المنصب الذي يشغله، ومبلغ المال، ونطاق العملية وطبيعتها.

ينبغي للشركات أو المنظمات التي تستخدم التوقيعات الإلكترونية أن تضع ضمانات وضوابط مناسبة فيما يتعلق بالحق في استخدام التوقيعات الإلكترونية والوصول إليها.(17)

متطلبات إعداد الوثائق الأولية

1. يجب أن تتم التدوينات في المستندات الأولية بالحبر أو الأقلام الملونة أو عجينة أقلام الحبر الجاف، وذلك باستخدام الآلات الكاتبة والميكنة وغيرها من الوسائل التي تضمن سلامة هذه التدوينات للمدة المحددة لتخزينها في الأرشيف.

لا تستخدم قلم الرصاص للكتابة.

• 2. يجب إعداد المستندات بدقة، ويجب كتابة النصوص والأرقام بشكل واضح ومقروء.
• 3. يجب تعبئة كافة التفاصيل في الوثيقة. إذا لم يتم ملء أي تفاصيل، يتم وضع شرطة في مكانها. يجب ملء التفاصيل الإلزامية.
• 4. في المستندات النقدية يشار إلى المبلغ بالأرقام والكلمات.
• 5. يجب أن تكون المستندات الأولية مصدقة بالتوقيعات الشخصية لرئيس المنظمة أو كبير المحاسبين أو الأشخاص المعتمدين.
• 6. يجب أن تحتوي المستندات الأولية على نسخ من توقيعات الأشخاص المخولين.
• 7. يجب أن تكون المستندات الأولية مختومة بختم المنظمة، إذا كان ذلك منصوص عليه في النموذج والتشريعات الحالية. (18)

يجب على رئيس المنظمة، بالاتفاق مع كبير المحاسبين، الموافقة في شكل أمر على قائمة الأشخاص الذين لهم الحق في التوقيع على المستندات المحاسبية الأولية.

يتم تنفيذ المستندات المحاسبية الأولية في الوقت المناسب وبجودة عالية، ونقلها خلال الإطار الزمني المحدد للتفكير في المحاسبة، فضلاً عن موثوقية البيانات الواردة فيها من قبل الأشخاص الذين قاموا بتجميع هذه المستندات وتوقيعها.

يجب أيضًا تنظيم حركة المستندات الأولية في المحاسبة (السحب أو الاستلام من كيانات تجارية أخرى، وقبول المحاسبة، والمعالجة، والنقل إلى الأرشيف) من خلال جدول زمني تتم الموافقة عليه بأمر من المدير.

لتحذير كل من المديرين وفناني الأداء من العواقب السلبية غير المتوقعة ومن أجل توفير الوقت عند البحث عن المعلومات، من الضروري، بعد تلقي المستندات التنظيمية، إنشاء قاعدة بيانات لتسجيل المستندات الأولية.

وهذا يعني أن جميع المستندات الأولية المكتوبة والمملوءة في قسم المحاسبة يجب أن يكون لها معرف خاص بها - رمز (رقم فريد لمرة واحدة)، يتم تخصيصه لها عند التسجيل الإلزامي في إحدى مجلات التسجيل، والتي يجب أن تكون مفتوح في كل مؤسسة.

إجراءات إعداد الوثائق:

• -الامتثال لجميع التفاصيل وأشكال الوثائق المحددة؛
• - دقة ووضوح عرض محتوى المعاملات التجارية المكتملة في المستندات؛
• - تنفيذ المعاملات التجارية في الوقت المناسب، وكتابة نص واضح ومرتب ومقروء؛
• - شطب المساحات الفارغة في حالة عدم وجود الدعائم؛
• - بيان المبالغ بالأرقام والكلمات في جميع الوثائق القيمة؛ شطب الأخطاء حتى يظهر ما تم شطبه، والتصديق على النص الصحيح بتوقيع الشخص الذي أعد الوثيقة؛
• -التصحيحات غير مسموح بها.(27)

تتطلب المستندات الأولية التي تم إنشاؤها باستخدام طريقة ميكانيكية تأكيدًا خاصًا لموثوقية البيانات المستلمة، أي. ترخيص وحماية البيانات المسجلة من الاستلام غير المصرح به للمعلومات المتعلقة بها. يمكن إرسال أي نوع من المستندات عبر الفاكس، ولكن ليس مستند المحاسبة الأساسي، لأنه لا يحتوي على تأكيد لصحته. تقع مسؤولية إنشاء المستندات في الوقت المناسب وبجودة عالية ونقلها ضمن الإطار الزمني المحدد للتفكير اللاحق في المحاسبة على عاتق الأشخاص الذين أعدوا هذه المستندات ووقعوا عليها.

المحاسبة الأولية في مؤسسة التصنيع هي أساس المعلومات للإدارة، وجودتها تعتمد بشكل مباشر على جودة المحاسبة. المحاسبة الأولية عبارة عن مجموعة معقدة من المعلومات والعمليات المنطقية مع المستندات المصاحبة لأي تدفقات مادية ومالية وعناصرها من المدخلات إلى مخرجات الإنتاج والمرافق الاقتصادية للمؤسسة والشركة ككل.

وبالتالي، فإن الوثائق الأولية تحمل معلومات حول جميع الأشياء والمواضيع الإنتاجية والاقتصادية وتفاعلاتها وتسمح بإجراء تقييم شامل لجميع عوامل المراقبة: الكمية والنوعية والمالية.(12)

تنفذ المؤسسة عشرات العمليات كل يوم. يرسل المحاسبون الأموال إلى الأطراف المقابلة والصناديق والمؤسسين، ويحسبون الرواتب، ويستلمون أجهزة الكمبيوتر والأثاث، ويفرضون غرامات، ويحسبون الاستهلاك، وما إلى ذلك. لكل عملية من هذا القبيل، من الضروري إعداد وثيقة أولية (البند 1، المادة 9 من القانون الاتحادي الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة"، فيما يلي القانون رقم 402-FZ).

يتم إنشاء المستند الأساسي في وقت المعاملة أو عند اكتمالها كتأكيد لحقيقة المعاملة (البند 3 من المادة 9 من القانون رقم 402-FZ). استنادا إلى البيانات الأولية، يقوم المحاسبون بإجراء الإدخالات.

فاتورة، قانون تقديم الخدمات لإنشاء موقع على شبكة الإنترنت، شهادة المحاسبة - كل هذه المستندات الأساسية التي يستخدمها المحاسبون في عملهم اليومي. هناك أنواع عديدة من المنتجات الأولية، ويعتمد تنوعها على خصائص أنشطة الشركة. على سبيل المثال، في شركة النقل، سيكون أحد الأنواع الرئيسية للوثائق الأولية هو بوليصة الشحن، وفي المكتبة - فعل شطب الأدبيات.

من المفترض أن يتم تخزين المستندات الأولية في المؤسسة لمدة خمس سنوات على الأقل، وتبدأ الفترة في العد بعد سنة التقرير (البند 1، المادة 29 من القانون رقم 402-FZ). أي أنه يجب تخزين المستند بتاريخ 07/03/2016 على الأقل حتى عام 2021 ضمناً. يتم تحديد فترات تخزين منفصلة للمواد الأولية من خلال القائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558. وللحفاظ على المستندات المحاسبية، غالبًا ما تقوم الشركات بإنشاء أرشيفات خاصة.

يمكن أن تكون الوثيقة الأساسية ورقية أو إلكترونية. في الممارسة العملية، المزيد والمزيد من الشركات تستخدم إدارة الوثائق الإلكترونية (EDM). على وجه الخصوص، تقوم الشركات بتبادل العقود وفواتير الدفع والتصرفات ومذكرات التسليم والفواتير.

يعمل تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) على تبسيط إجراءات معالجة المستندات الأولية بشكل كبير من لحظة إنشائها وحتى لحظة تسجيلها، كما يعمل على تسريع العمل بين الأطراف المقابلة. الميزة الإضافية هي أن المستندات الإلكترونية لا تحتاج إلى الطباعة إذا كان ذلك لا يتعارض مع القانون أو شروط العقد (الفقرة 6، المادة 9 من القانون رقم 402).

الوثيقة الإلكترونية معتمدة بتوقيع إلكتروني مؤهل. إذا اتخذ الطرفان القرار المناسب، فيمكن توقيع الوثيقة الأساسية بتوقيع بسيط أو غير مشروط (خطاب من إدارة الضرائب والسياسة الجمركية بوزارة المالية الروسية بتاريخ 12 سبتمبر 2016 رقم 03-03-06/ 2/53176).

قد يؤدي عدم وجود المستندات الأولية في الشركة إلى غرامة خطيرة تتراوح بين 10000 إلى 30000 روبل (المادة 120 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي). ستقوم السلطات الضريبية أيضًا بإصدار غرامة على الأخطاء في التسجيل. بالإضافة إلى ذلك، قد يتم تغريم الأشخاص المسؤولين عن معالجة المستندات بموجب المادة 15.11 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي بمبلغ يتراوح بين 2000 إلى 3000 روبل. هناك خطر آخر: إذا لم تجد السلطات الضريبية أثناء المراجعة الوثيقة المطلوبة، فقد تقوم بإزالة جزء من النفقات من القاعدة الخاضعة للضريبة، وبالتالي سيتعين على الشركة دفع ضريبة دخل إضافية.

التفاصيل الإلزامية للوثيقة الأولية

فقط الوثيقة الأساسية التي تحتوي على جميع التفاصيل المطلوبة لها قوة قانونية (البند 4 من المادة 9 من القانون رقم 402-FZ):

1. العنوان (على سبيل المثال، "قانون الخدمات المقدمة"، "أمر الدفع"، "شهادة المحاسبة")؛
2. تاريخ التجميع
3. اسم منشئ المستند (على سبيل المثال، OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
4. محتوى المستند أو المعاملة التجارية (على سبيل المثال، "خدمات الوصول إلى الإنترنت"، "المواد المنقولة للمعالجة"، "دفع فاتورة اللوازم المكتبية"، "الفائدة المستحقة بموجب اتفاقية القرض")؛
5. المؤشرات الطبيعية والنقدية (قطع، أمتار، روبل، وما إلى ذلك)؛
6. المناصب المسؤولة (على سبيل المثال، "محاسب"، "أمين مخزن"، "مدير الموارد البشرية"، "رئيس قسم المبيعات"، وما إلى ذلك)؛
7. التوقيعات الشخصية للأطراف.

سيساعد المستند الذي تم تنفيذه بشكل صحيح إذا لزم الأمر في الإجراءات القانونية، على سبيل المثال، عندما لا يدفع المشتري الدين أو يحاول إبطال المعاملة. لكن المستند الذي يحتوي على أخطاء أو توقيعات وهمية يمكن أن يلعب مزحة قاسية - لذا لا يجب عليك أبدًا التوقيع نيابةً عن المورد إذا نسي التوقيع فجأة. قم بتخزين جميع المستندات الأولية بعناية وتحقق دائمًا بعناية من جميع التفاصيل في المستندات الواردة.

من الناحية العملية، لا يزال من الممكن مواجهة شكاوى العملاء فيما يتعلق بعدم وجود الختم. نذكرك أنه اعتبارًا من 04/07/2015، تم إلغاء الختم لمعظم المنظمات ويمكن استخدامه حسب الرغبة (القانون الاتحادي بتاريخ 04/06/2015 رقم 82-FZ). يجب تحديد المعلومات المتعلقة بختم المنظمة في الميثاق. إذا أصر الطرف المقابل على وضع ختم، وليس لديك ختم قانوني، فيمكنك إخطار الطرف المقابل كتابيًا بغيابه وتقديم مقتطف من السياسة المحاسبية.

نماذج المستندات الأولية

في عملك، يمكنك استخدام النماذج الموحدة والخاصة من المستندات الأولية (البند 4، المادة 9 من القانون الاتحادي الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة"). في هذه الحالة، يجب أن تحتوي الوثيقة الأولية محلية الصنع على جميع التفاصيل المطلوبة. تضطر العديد من الشركات إلى تطوير نسختها الخاصة من قانون شطب المواد، حيث لا يوجد شكل موحد للوثيقة.

يجوز استخدام النموذج المدمج للوثيقة الأساسية، عندما يؤخذ النموذج الموحد كأساس ويستكمل بالأعمدة أو السطور اللازمة. في هذه الحالة يجب الحفاظ على جميع التفاصيل الإلزامية (قرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 24 مارس 1999 رقم 20).

ويجب أن يكون اختيار الشركة فيما يتعلق بأشكال المحاسبة الأولية المستخدمة محدداً في سياساتها المحاسبية.

في عملية النشاط، قد تنشأ الحاجة إلى مستندات أولية جديدة، ثم يمكن تطويرها والموافقة عليها من خلال السياسة المحاسبية.

انتبه! وبما أن الطرف المقابل يمكنه أيضًا استخدام مستند أساسي تم تطويره بشكل مستقل، فيجب أن تشير سياستك المحاسبية إلى أنك تقبل أيضًا هذه المستندات للمحاسبة.

بالنسبة لمعظم المستندات، لديك الحق في عدم استخدام النماذج الموحدة، ولكن يجب تنفيذ المعاملات النقدية فقط وفقًا لنماذج المستندات المعتمدة (معلومات وزارة المالية في الاتحاد الروسي رقم PZ-10/2012).

أنواع الوثائق الأولية

يمكن للمتخصصين العثور على النماذج الرئيسية للوثائق الأولية في ألبومات النماذج الموحدة المعتمدة بقرارات لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي. وهنا الأكثر شيوعا.

وثائق المحاسبة للمعاملات التجارية

• تورج-12؛
• تسمية المنتج؛
• وثيقة نقل عالمية.

وثائق لمحاسبة الأصول الثابتة

• OS-1 "قانون قبول ونقل الأصول الثابتة (باستثناء المباني والهياكل)" ؛
• OS-4 "قانون شطب الأصول الثابتة" ؛
• OS-6 "بطاقة الجرد لتسجيل الأصول الثابتة."

السجل النقدي الأساسي

تتم معالجة المعاملات النقدية حصريًا وفقًا لإجراءات إجراء المعاملات النقدية (تعليمات البنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 11 مارس 2014 رقم 3210-U). لا يمكنك، على سبيل المثال، تصميم "مواد استهلاكية" بشكل حر أو تطوير نسختك الخاصة.

تمت الموافقة على نماذج المستندات النقدية الأولية بقرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 18 أغسطس 1998 رقم 88:

• KO-1 "أمر استلام النقد" ؛
• KO-2 "أمر الإنفاق النقدي"؛
• KO-3 "مجلة تسجيل المستندات النقدية الواردة والصادرة" ؛
• KO-4 "دفتر النقدية" ؛
• KO-5 "دفتر محاسبة الأموال المقبولة والصادرة عن أمين الصندوق."

يجب فحص المستندات النقدية بدقة شديدة، لأن هذه المستندات الأولية ترتبط ارتباطًا مباشرًا بحركة النقد وتجذب دائمًا انتباه سلطات التفتيش. على سبيل المثال، من المؤكد أن السلطات الضريبية سوف تولي اهتماما لعملية PKO، حيث يتجاوز المبلغ 100000 روبل. وكل ذلك لأنه لا يمكنك الدفع نقدًا مع طرف مقابل واحد بمبلغ يتجاوز 100000 روبل. سيكون غياب التوقيعات في المستندات النقدية أيضًا سببًا لإجراءات لدى دائرة الضرائب الفيدرالية.

دعونا نلخص. لذا فإن المستندات الأولية جزء لا يتجزأ من المحاسبة والمحاسبة الضريبية. لا يمكن تنفيذ المعاملات بدون المستندات الداعمة. غالبًا ما يقوم المحاسبون بإنشاء إدخالات محاسبية بناءً على نسخة أو مسح ضوئي للمستند الأساسي. من المهم جدًا استبدال النسخ بالمستندات الأصلية في الوقت المناسب، وإلا فقد تعتبر السلطات التنظيمية العملية أو المعاملة وهمية. المستندات التي يتم إعدادها وفقًا للقانون هي فقط ضمان أمان وموثوقية المحاسبة في الشركة.

يصف القانون الاتحادي 402-FZ "بشأن المحاسبة" جميع المستندات المحاسبية والوثائق الأولية. إنها ضرورية بشكل أساسي للأغراض الضريبية - كمستندات تؤكد النفقات التي تكبدتها وصحة تحديد القاعدة الضريبية.

يجب تخزين المستندات الأولية لمدة 4 سنوات. خلال هذا الوقت، قد يطلب منهم مكتب الضرائب في أي وقت التحقق منك أو من نظرائك. يستخدم "الابتدائي" أيضًا في التقاضي في النزاعات مع الأطراف المقابلة.

يتم إعداد المستندات المحاسبية الأولية في وقت المعاملات التجارية وتشير إلى اكتمالها. قد تختلف قائمة المستندات المصاحبة لمعاملة معينة حسب نوع المعاملة. عادة ما يتم إعداد جميع المستندات الأولية اللازمة من قبل المورد. يجب إيلاء اهتمام خاص لتلك المستندات التي تنشأ أثناء المعاملات التي تكون فيها المشتري، لأن هذه هي نفقاتك، وبالتالي فأنت مهتم بالامتثال لنص القانون أكثر من المورد الخاص بك.

فصل المستندات الأولية حسب مراحل العمل

يمكن تقسيم جميع المعاملات إلى 3 مراحل:

المرحلة 1. أنت توافق على شروط الصفقة

ستكون النتيجة:

• عقد؛
• فاتورة للدفع.

المرحلة 2. يتم الدفع مقابل المعاملة

تأكيد الدفع:

مستخرج من الحساب الجاري، إذا تم الدفع عن طريق التحويل البنكي، أو عن طريق الاستلام، أو من خلال أنظمة الدفع حيث يتم تحويل الأموال من حسابك الجاري؛

• الإيصالات النقدية، وإيصالات أوامر الاستلام النقدي، ونماذج الإبلاغ الصارمة - إذا تم الدفع نقدًا. في معظم الحالات، يتم استخدام طريقة الدفع هذه من قبل موظفيك عندما يأخذون الأموال على الحساب. ونادرا ما تكون التسويات بين المنظمات في شكل نقد.

المرحلة 3. استلام البضائع أو الخدمات

ومن الضروري التأكد من أن البضائع قد تم استلامها بالفعل وتم تقديم الخدمة. بدون هذا، لن يسمح لك مكتب الضرائب بتخفيض الضريبة على الأموال التي تنفق. تأكيد الاستلام:

• بوليصة الشحن - للبضائع؛
• إيصال المبيعات - يتم إصداره عادةً مع إيصال نقدي، أو إذا تم بيع المنتج بواسطة رجل أعمال فردي؛
• شهادة العمل المنجز/الخدمات المقدمة.

الوثائق الأولية الإلزامية

على الرغم من تباين المعاملات، هناك قائمة من المستندات الإلزامية التي يتم إعدادها لأي نوع من المعاملات:

• عقد؛
• يفحص؛
• نماذج التقارير الصارمة، وتسجيل النقد، وإيصال المبيعات؛
• فاتورة؛
• شهادة العمل المنجز (الخدمات المقدمة).

اتفاق

عند إجراء معاملة ما، يتم إبرام اتفاقية مع العميل تحدد جميع تفاصيل المعاملات التجارية القادمة: إجراءات الدفع أو شحن البضائع أو المواعيد النهائية لإنجاز العمل أو شروط تقديم الخدمات.

وينظم العقد حقوق والتزامات الأطراف. ومن الناحية المثالية، ينبغي أن تكون كل معاملة مصحوبة بعقد منفصل لتوريد السلع أو الخدمات. ومع ذلك، مع التعاون طويل الأمد وتنفيذ عمليات مماثلة، يمكن إبرام اتفاق عام واحد. تم تحرير الاتفاقية من نسختين بأختام وتوقيعات كل طرف.

بعض المعاملات لا تتطلب عقدًا مكتوبًا. على سبيل المثال، يتم إبرام عقد البيع من لحظة حصول المشتري على إيصال نقدي أو إيصال مبيعات.

فاتورة للدفع

الفاتورة هي اتفاقية يحدد بموجبها المورد سعر سلعه أو خدماته.

يقبل المشتري شروط الاتفاقية عن طريق إجراء الدفع المناسب. لا يتم تنظيم شكل فاتورة الدفع بشكل صارم، لذلك يحق لكل شركة تطوير شكلها الخاص من هذه الوثيقة. يمكنك في الفاتورة تحديد شروط المعاملة: الشروط، إشعار الدفعة المقدمة، إجراءات الدفع والتسليم، إلخ.

وفقًا للمادة 9-FZ "بشأن المحاسبة"، لا يلزم توقيع المدير أو كبير المحاسبين وختم هذه الوثيقة. لكن لا ينبغي إهمالها لتجنب أسئلة الأطراف المقابلة والدولة. لا تسمح لك الفاتورة بتقديم طلبات إلى المورد - فهي تحدد فقط سعر المنتج أو الخدمة. وفي الوقت نفسه، يحتفظ المشتري بالحق في المطالبة باسترداد الأموال في حالة الإثراء غير المشروع للمورد.

مستندات الدفع: الإيصالات النقدية، نماذج التقارير الصارمة (SSR)

تتيح لك هذه المجموعة من المستندات الأساسية تأكيد حقيقة الدفع مقابل البضائع أو الخدمات المشتراة.

تتضمن مستندات الدفع المبيعات والمقبوضات النقدية والبيانات المالية وطلبات وأوامر الدفع. يمكن للمشتري استلام الطلب من البنك عن طريق الدفع عن طريق التحويل البنكي. يحصل المشتري على إيصال نقدي أو إيصال بضائع من المورد عند الدفع نقدًا.

بوليصة الشحن أو إيصال المبيعات

يتم إصدار إيصالات المبيعات، كما قلنا أعلاه، عند بيع البضائع للأفراد أو من قبل الأفراد أنفسهم.

يتم استخدام الفواتير في المقام الأول من قبل الكيانات القانونية لتسجيل الإفراج/بيع البضائع أو عناصر المخزون واستلامها من قبل العميل.

يجب إعداد الفاتورة من نسختين. تبقى الأولى لدى المورد كوثيقة تؤكد حقيقة نقل البضائع، ويتم نقل النسخة الثانية إلى المشتري.

يجب أن تتطابق البيانات الموجودة في الفاتورة مع الأرقام الموجودة في الفاتورة.

يجب على الشخص المخول المسؤول عن الإفراج عن البضائع وضع توقيعه وختم المنظمة على الفاتورة. كما يلتزم الطرف المتلقي للبضائع بالتوقيع والتصديق عليها بختم على مذكرة التسليم. يُسمح باستخدام التوقيع بالفاكس، ولكن يجب تسجيل ذلك في العقد.

شهادة الخدمات المقدمة (العمل المنجز)

هي وثيقة أساسية ذات وجهين تؤكد حقيقة المعاملة وتكلفة وتوقيت الخدمات أو العمل.

يتم إصدار الفعل من المقاول إلى موكله بناءً على نتائج تقديم الخدمات أو العمل المنجز. تؤكد هذه الوثيقة الأولية امتثال الخدمات المقدمة (العمل المنجز) لشروط العقد المبرم.

فاتورة

الفاتورة هي مستند مطلوب فقط للتحكم في حركة ضريبة القيمة المضافة. يتم إصدار الفواتير عادةً بالتزامن مع مذكرات أو إجراءات التسليم. هناك فواتير للدفعات المقدمة.

يتم تنظيم هذه الوثيقة الأساسية بشكل صارم. أنه يحتوي على:

• معلومات حول مبالغ الأموال؛
• جزء الملمس.

الفاتورة هي الأساس لقبول مبالغ ضريبة القيمة المضافة المقدمة للخصم. يتعين على جميع الشركات التي تدفع ضريبة القيمة المضافة أن تكتبها.

في الآونة الأخيرة، أصبحت وثيقة النقل العالمية (UPD) شائعة. يحل هذا المستند محل زوج الفاتورة + الفاتورة أو الفعل + الفاتورة.

ممارسة الأعمال التجارية في Kontur.Accounting - خدمة مريحة عبر الإنترنت لحساب الرواتب وإرسال التقارير إلى دائرة الضرائب الفيدرالية وصندوق المعاشات التقاعدية وصندوق التأمين الاجتماعي. تقوم الخدمة تلقائيًا بإنشاء المستندات الأساسية وUPD.

المحاسبة هي نظام منظم علمياً مصمم لجمع ومعالجة وتسجيل وتحليل المعلومات المستخدمة في الأنشطة المالية والاقتصادية. تعكس المحاسبة المعاملات التجارية المعبر عنها بالقيمة النقدية.

باختصار عن المحاسبة يمكننا أن نقول: "لكل شيء ثمنه!" أي معاملات شراء وبيع للسلع والخدمات، والعلاقات التعاقدية بين الشركاء والموردين والعملاء، وعلاقات العمل المتعلقة بتسجيل ساعات العمل والأجور - كل شيء يمكن اختزاله إلى "قاسم" نقدي.

بمساعدة المحاسبة، ينعكس تنفيذ المعاملات التجارية المختلفة، والتي يعكس أنشطة أي مؤسسة، بغض النظر عن شكل ملكيتها ونوع نشاطها.

يتيح لك إجمالي البيانات المحاسبية تحديد النتيجة المالية النهائية للعمل وإجراء تحليل وتحديد آفاق المزيد من العمل لتحسين مؤشرات الأداء.

الوثائق الأولية في المحاسبة: ما هو؟

الوثائق الأولية في المحاسبة هي أساس المحاسبة. إذا كنت تتخيل بصريًا النظام المحاسبي كشجرة منتشرة ذات أوراق شجر كثيفة، فإن الأوراق هي المستندات المحاسبية الأساسية.

يتم جمع الأوراق في "فروع" - سجلات يتم من خلالها إنشاء "تاج" قوي للشجرة - المحاسبة الاصطناعية للحسابات المحاسبية، والتاج الأخضر القوي هو مفتاح الشجرة المزهرة، أولئك. المحاسبة الصحيحة والكاملة للمؤسسة.

يمكنك معرفة الترتيب الذي يتم به تنفيذه في منشورنا الجديد على الرابط.

عينة من وثيقة المحاسبة الأولية - ورقة زمنية.

ما هي الوثيقة الأساسية في المحاسبة؟

الوثيقة الأساسية هينموذج قياسي لعينة معينة يتم ملؤه وفقًا لمتطلبات المحاسبة والتوصيات المنهجية للسلطات الإحصائية والضريبية والتأمينية والمصرفية وغيرها.

تتم الموافقة على النماذج القياسية للوثائق الأولية من قبل السلطات الإحصائية الحكومية. تتم الموافقة على العديد من الوثائق ذات التركيز الضيق من قبل الوزارات والإدارات حسب نوع النشاط.

المستندات الأولية ضرورية لتسجيل المعاملات التجارية؛ فهي تؤكد تنفيذ معاملة البيع والشراء والإيجار واستلام وإنفاق الأموال والدفع للموردين. الوثائق الأولية هي أساس المحاسبة في المنظمة.

تصحيحات في الوثائق الأولية

1. إذا لم يكن هذا نموذج إبلاغ صارم، فيجب إعادة كتابة المستند بشكل صحيح ويجب إتلاف المستند التالف.

2. قم بشطب نموذج الإبلاغ الصارم بخط مائل أحمر من إحدى زوايا الورقة إلى الأخرى واجعل الإدخال "ملغيًا". لا تدمر النموذج التالف.

3. التصحيحات المقبولة: شطب الإدخال غير الصحيح بخط رفيع واحد، وقم بإدخال الإدخال الصحيح في الأعلى، واكتب بجانبه "صدق المصحح"، ثم ضع توقيع المسؤول وختم المؤسسة.

4.إنه ممنوع!قم بشطب الإدخال غير الصحيح بالكامل أو تظليله، ويجب أن يكون مرئيًا تحت خط الإضراب.

ما هي خطة العمل، لماذا هناك حاجة إليها وكيفية وضعها بنفسك، يمكنك معرفة ذلك

عينة من الوثيقة الأساسية - بوليصة الشحن.

فترة تخزين الوثائق الأولية

• يتم تخزين جميع الوثائق 5 سنوات على الأقل.
• يتم تخزين وثائق الموارد البشرية المتعلقة بالحسابات الشخصية للموظفين، وكشوف المرتبات، وحجب الضرائب، ومساهمات صندوق التقاعد لمدة 75 عامًا على الأقل.
• لتدمير المستندات، يتم إنشاء عمولة بأمر من المؤسسة، والتي تضفي الطابع الرسمي على تدمير المستندات من خلال قانون خاص.

ما هي مسؤولية المؤسسين عن ديون الكيان القانوني الذي أنشأوه - اكتشف

ستضمن الصيانة الصحيحة والموثوقة للوثائق الأولية في قسم المحاسبة، والامتثال لتدفق المستندات، محاسبة واضحة في المؤسسة.

ما هي المستندات المحاسبية الأولية؟ الجواب في الفيديو التالي :

تعد المستندات المحاسبية الأولية مهمة ليس فقط في الأمور المحاسبية، ولكن أيضًا فيما يتعلق بالتشريعات الضريبية، ولا سيما تحديد نطاق الالتزامات. لذلك، من المهم للغاية بالنسبة للمسؤولين عن إعداد الوثائق الأولية معرفة جميع الفروق الدقيقة في المحاسبة، بالإضافة إلى فهم تصنيفها لتبسيط العمل.

ما هي المستندات المحاسبية الأولية

تعتبر المستندات الأساسية هي تلك التي تسجل بعض الإجراءات التجارية التي تم تنفيذها بالفعل. لا يمكنك ترك إدخال في المحاسبة وإدخاله في السجل إلا إذا كان لديك وثائق محاسبية أساسية. ويعتبر جزءا لا يتجزأ من نظام إدارة المؤسسة. وبناء على ذلك، يمكننا أن نقول بأمان أن المستندات المحاسبية الأولية هي أدلة مستندية على المعاملات المكتملة المتعلقة بالأنشطة الاقتصادية للكيان والتي أحدثت بعض التأثير الاقتصادي.

تصنيف

تخضع جميع النقاط التي تؤثر على القضية المتعلقة بالموضوع الأساسي لأحكام وقواعد 402-FZ. تشير اللوائح إلى أن هذه الشهادات مطلوبة عند التعامل مع السلطات الضريبية كتأكيد على صحة الحسابات. وهذا يعني أن السلطات الضريبية لن يكون لديها أي شكاوى فيما يتعلق بعملية تحديد الوعاء الضريبي.

وفقًا للوائح الحالية، تخضع الوثائق الأولية للتخزين الإلزامي لمدة 4 سنوات. خلال هذه الفترة، يمكن لسلطات الضرائب طلب وثائق للدراسة والتحقق في أي وقت. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما تكون الوثائق الأولية بمثابة دليل في الدعاوى القضائية.

ومن الجدير بالذكر أن أشكال محددة من الوثائق الأولية ليست ثابتة على المستوى التشريعي. في هذه المسألة، لدى كيان تجاري الفرصة لاختيار الخيار الذي يلبي احتياجاته وسيكون بمثابة مساعدة جيدة في مزيد من العمل.

وثائق المحاسبة الأولية: القائمة

كقاعدة عامة، تظل القائمة الكاملة للشهادات التي تؤدي الوظائف الأساسية دون تغيير ويتم الموافقة عليها على أعلى مستوى. حاليا هذه الفئة تشمل:

1. اتفاق.وهي تنص على الشروط المحددة للمعاملة ومسؤوليات الأطراف والقضايا المالية. بشكل عام، يتم الإشارة هنا إلى كافة الشروط التي تتعلق بشكل أو بآخر بالمعاملة. يرجى ملاحظة أنه بالنسبة لبعض المعاملات، لا يلزم وجود عقد مكتوب. وبالتالي، من لحظة استلام المشتري لإيصال البيع، تعتبر الصفقة منتهية.
2. الحسابات.بمساعدة وثائق من هذا النوع، يؤكد المشتري استعداده لدفع ثمن البضائع (الخدمات) للبائع. بالإضافة إلى ذلك، قد تحتوي الفواتير على شروط إضافية للمعاملة وتسجل أسعارًا محددة يحددها البائع لمنتجاته وخدماته. إذا كان المشتري غير راضٍ لسبب ما عن المنتج (الخدمة) المقدمة له، فيحق له المطالبة باسترداد أمواله بناءً على الفاتورة.
3. قائمة التعبئة.يعرض قائمة كاملة بجميع البضائع أو المواد التي يتم نقلها. يجب تحرير الفاتورة في عدة إصدارات حسب عدد المشاركين في المعاملة.
4. عملية القبول والنقل.يتم تجميعها بناءً على نتائج تقديم الخدمة كتأكيد على أن نتيجة العمل تلبي المعايير المذكورة سابقًا ويتم اعتمادها بالكامل من قبل الطرف المستقبل.
5. كشوف المرتبات.يعرضون جميع المشكلات المتعلقة بتسويات الرواتب مع الموظفين المعينين. علاوة على ذلك، ينبغي هنا عرض كافة المعلومات المتعلقة بالمكافآت والمدفوعات الإضافية وغيرها من آليات الحوافز المالية للموظفين.
6. شهادات القبول والتحويل رقم OS-1.يستخدم هذا النوع من التوثيق لتسجيل أي أنشطة تتعلق بإدخال أو إخراج الأصول الثابتة.
7. المستندات النقديةوالتي تشمل الأوامر النقدية الواردة والصادرة بالإضافة إلى دفتر النقدية. أنها تحتوي على معلومات تتعلق بالمعاملات المالية التي تتم كجزء من عملية البيع.

تصنيف

أنواع المستندات الأولية في المحاسبة متنوعة تمامًا وتعتمد بشكل أساسي على الغرض المحدد لاستخدام المستند في المستقبل المنظور. ومع ذلك، فإن ميزة التصنيف الأكثر شيوعًا هي تقسيم الوثائق الأولية إلى داخلية وخارجية.

الوثيقة الداخلية هي ملك للشركة ويتم إصدارها لحل بعض المشكلات. يتم تجميعها من قبل متخصصي الشركة وتنطبق حصريًا ضمن نطاق اختصاص هذه الشركة. وبالتالي، تتكون هذه الفئة من تلك الوثائق اللازمة للإدارة الفعالة للأنشطة التجارية داخل شركة واحدة. في الوقت نفسه، إذا تلقت الشركة مستندًا من الخارج أو تم تجميعه بواسطة متخصصين في الشركة ثم تم نقله لاحقًا إلى كيانات قانونية أخرى (السلطات الضريبية والعملاء وما إلى ذلك)، فسيتم الاعتراف به على أنه خارجي.

وفي المقابل، تتمتع المستندات الداخلية أيضًا بخصائص تصنيفية خاصة بها، مما يجعل من الممكن تجميعها في ثلاث فئات:

1. إداري (تنظيمي).تشير إلى المعلومات التي يجب توصيلها إلى موظفي الشركة والأقسام والفروع الهيكلية ومديريها. وبمساعدتهم، تصدر الشركة أوامر معينة يجب اتباعها بعناية. تتضمن هذه المجموعة مجموعة متنوعة من الأوامر والتعليمات وغير ذلك الكثير.
2. تنفيذي (تبرئة)والتي تعرض في البداية حقائق تؤكد إجراء عمليات تجارية معينة وإكمالها.
3. وثائق المحاسبة.هذه الفئة عامة وهي ضرورية لتنظيم المعلومات الواردة في الأوراق الأخرى وجمعها في وثيقة واحدة.

في ظل ظروف معينة، يمكن أيضًا دمج الوثائق. تتضمن هذه المجموعة تلك الأوراق التي قد تحتوي في نفس الوقت على السمات الرئيسية للوثائق التنظيمية والداعمة. الأمثلة الأكثر وضوحًا هنا هي الأوامر النقدية المختلفة والمتطلبات والتقارير المسبقة وغير ذلك الكثير.

السجلات المحاسبية وتصنيفها

عند إجراء أي معاملة، يتم إعداد الوثائق الأولية. بمجرد اكتماله بالكامل، يجب تكرار جميع المعلومات المحددة فيه في السجل المحاسبي المناسب. وهو نوع من شركات النقل التي تجمع المعلومات الأساسية عن المعاملة. واستناداً إلى جوهر السجل، يمكن تحديد العديد من معايير التصنيف. على سبيل المثال، في المظهر، تظهر السجلات للمستخدمين في شكل كتب وأوراق بسيطة وبطاقات فهرسة.

واستناداً إلى آليات الحفاظ على السجل، يمكن تمييز ثلاث مجموعات أخرى:

1. مرتب زمنيًا، حيث تتم الإشارة إلى جميع الأحداث التي حدثت مع الالتزام الصارم بالأطر الزمنية. أي أنك تحتاج أولاً إلى الإشارة إلى تلك العمليات التي حدثت مسبقًا وما إلى ذلك. هذه السجلات هي الأكثر تعقيدا، لأنها تحتوي على كمية هائلة من المعلومات، وغالبا ما يمكن استبعاد بعض الإجراءات.
2. منهجي،حيث يتم في البداية إدخال جميع المعاملات في شكل مؤشرات اقتصادية. وبالتالي فإن السجلات من هذا النوع تعكس الأثر الاقتصادي للمعاملات التجارية المكتملة وتحلل مؤشرات النفقات والدخل. المثال الأكثر وضوحا على السجل المنهجي هو دفتر النقدية.
3. مجموع، والتي لها السمات الأساسية لكل من السجلات المنهجية والتسلسل الزمني.

محتويات الوثائق الأولية

لدى العديد من المستخدمين أسئلة حول ما يشكل المستندات المحاسبية الأولية وما هي المتطلبات التي تنطبق عليها. على المستوى التشريعي، هناك العديد من الأحكام التي تنص على ضرورة وجود معلومات معينة في وثائق الزوجين الأساسيين. على وجه الخصوص، وفقًا للفقرة 2 من المادة 9 من القانون الاتحادي 402، يجب أن تحتوي الوثائق الأولية على المعلومات التالية:

• اسم الوثيقة
• تاريخ التجميع
• معلومات عن الشخص الذي قام بإعداد المستند المحدد (الاسم الكامل للمؤسسة)؛
• جوهر النشاط الاقتصادي المتعلق بهذه الوثيقة؛
• الحسابات المالية المتعلقة بالمعاملة؛
• توقيعات المسؤولين المسؤولين عن الصفقة والأحرف الأولى من أسمائهم.

نموذج مستند المحاسبة الأولية

قواعد إعداد الوثائق

يضع المشرع قواعد معينة لإعداد المستندات المحاسبية الأولية. وبالتالي فإن أحد المتطلبات الأساسية هو الدقة وعدم وجود أي أخطاء نحوية وعلامات الترقيم والأخطاء المطبعية. إذا اكتشفت خدمة الضرائب بعض أوجه القصور، فسيتعين على المخالف إعادة الوثيقة، وإذا تكررت المخالفة، فقد تخضع لعقوبات. بشكل عام، في هذا الموضوع، يجب عليك الاهتمام جيدًا بالتوصيات التالية:

1. يُسمح باستخدام أقلام الحبر وأقلام الحبر وأجهزة الحوسبة الخاصة وأجهزة الكمبيوتر.
2. يمكن أن يبدأ التجميع عندما يتم التخطيط لتنفيذ معاملات تجارية معينة يجب عرضها. وفي الوقت نفسه، في حالات استثنائية، من الممكن تمامًا إعداد مستند بعد إتمام المعاملة.
3. يجب أن تظهر كافة البيانات الحسابية بشكل رقمي ومكتوب. وبالتالي، يجب أن يكون هناك تعليق بجانب كل رقم.
4. من المهم للغاية ملء جميع التفاصيل الموضحة في النموذج. إذا لم تكن هناك معلومات لسبب ما، فلا يمكنك ترك سطر فارغ. يجب أن تظهر شرطة فيه.

إذا لم تتبع هذه التوصيات، فقد تواجه صعوبات كبيرة. وبالتالي، إذا وجدت خدمة الضرائب أن المستند غير صحيح أثناء عملية التدقيق، فستنشأ شكوك حول صحة الحسابات التي تم إجراؤها وتحديد القاعدة الضريبية.

إذا كان من الضروري لسبب ما إجراء تعديلات معينة، فلا يجوز بأي حال من الأحوال استخدام المصححات والتظليل، لأنها غير مقبولة. يمكن إجراء التصحيحات بالطرق التالية:

1. تصحيح الكفاف. في حالة تقديم معلومات غير صحيحة، يجب شطبها بخط رفيع والإشارة إلى المعلومات الصحيحة بجانبها. وفي هذه الحالة، يجب أن تكون هناك حاشية بدلاً من كل تصحيح من هذا القبيل. "الاعتقاد المصحح"مع بيان تاريخ التصحيح وتوقيع الموظف الذي قام بالتصحيح. ومع ذلك، نلاحظ أنه في حالة المستندات التي تعكس استلام وإنفاق الأموال، فإن هذه الطريقة لن تكون مناسبة.
2. دخول إضافي. يتم استخدام هذه الطريقة في الحالات التي يتم فيها تنفيذ القيم الإجمالية للمعاملات بمؤشرات منخفضة بشكل كبير. من أجل عدم إعداد المستند بطريقة جديدة، يمكنك إجراء إدخالات إضافية للمبالغ المفقودة في الفترة الحالية أو الفترة التالية.
3. عكس. يتم تصحيح الإدخال غير الصحيح باستخدام القيم السالبة. يتم تكرار جميع المعلومات غير الصحيحة بالحبر الأحمر، ويتم الإشارة إلى الإدخالات الصحيحة بجانبها.

يمكن تجميع التقرير الأولي في شكل كتابي وإلكتروني. في الآونة الأخيرة، قامت العديد من الشركات بنسخ المعلومات وتجميع الإصدارات الورقية والإلكترونية. يتم استخدام الأول لاحقًا للمصالح الداخلية، ولكن يتم تقديم النسخ الإلكترونية للتحقق منها إلى دائرة الضرائب الفيدرالية عند الطلب.

ويمكن استخلاص عدة استنتاجات. لا توافق الدولة على أي نماذج إلزامية للتوثيق الأولي، مما يمنح كيانات الأعمال الحق في تحديد شكل المستند الذي سيتم استخدامه عمليًا في المستقبل بشكل مستقل. مباشرة بعد تسجيل المستند، يجب نقل جميع البيانات منه إلى السجل المحاسبي.

فيسبوك

تغريد

فكونتاكتي

زملاء الدراسة

جوجل+