Procesy back-office. Definicja terminów front, Middle i Back Office

W każdym banku inwestycyjnym istnieją trzy biura: Front Office, Middle Office i Back Office. W tym artykule dowiemy się, czym zajmuje się każdy dział i jak działa.

Biuro obsługi wchodzi w bezpośrednią interakcję z klientami. Głównym zadaniem pracowników Front Office jest zawieranie transakcji z klientami instytucjonalnymi i prywatnymi, które przyniosą bankowi zysk i powiększą aktywa samych klientów.

Pracownicy Front Office pracują na pierwotnym i wtórnym rynku finansowym.

Rynek pierwotny banku inwestycyjnego obejmuje departament finansów przedsiębiorstw (IBD – Investment Banking Department), w ramach którego bankierzy udzielają porad i usług w zakresie pozyskiwania finansowania i restrukturyzacji przedsiębiorstw klientów. Zajmują się fuzjami i przejęciami (M&A), pozyskiwaniem kapitału (Equity Capital Markets) oraz restrukturyzacją zadłużenia klientów (Debt Capital Markets).

Rynek wtórny składa się z działów handlu (Trading), sprzedaży (Sprzedaż) i analityki (Badania). Front Office charakteryzuje się ścisłym oddzieleniem działów finansów korporacyjnych i handlowych w celu ograniczenia wymiany informacji pomiędzy działami oraz uniknięcia konfliktu interesów pomiędzy klientem a bankiem poprzez wykorzystanie informacji poufnych.

Funkcje recepcji:

· Praca wiąże się ze stresem i ciągłym napięciem – od decyzji, które pracownicy zmuszeni są podjąć w krótkim czasie, zależą ogromne sumy pieniędzy.

· Dużo! Dużo pracy! Pracownicy Front Office to prawdziwi karierowicze i pracoholicy. Praca 80-100 godzin tygodniowo to dla nich norma.

· Praca w Front Office banku inwestycyjnego należy do najbardziej prestiżowych i wysoko płatnych w banku inwestycyjnym.

Biuro średnie zapewnia wsparcie techniczne i administracyjne. Wewnątrz jest podzielony na działy.

W dziale zarządzania ryzykiem analitycy i menedżerowie ryzyka ściśle współpracują z zespołami front office, aby zapewnić im aktualne i aktualne informacje na temat różnych produktów finansowych i rynków finansowych. Informacje te pomagają pracownikom minimalizować ryzyko inwestycyjne.

Sporządzaniem sprawozdań finansowych zajmuje się dział kontroli jakości (kontrola produktu).

W Middle Office znajduje się także dział prawny (compliance), który monitoruje obsługę prawną transakcji oraz wymagania regulatora – Banku Centralnego. Zarządzają także ryzykiem prawnym, dbając o zgodność praktyk banku z przepisami prawa i standardami branżowymi.

Departament skarbu zarządza ryzykiem płynności, ryzykiem operacyjnym i reputacji.

Charakterystyka Middle Office:

· Wielka odpowiedzialność! Jeśli w front office pracownicy są w większym stopniu odpowiedzialni za wyniki finansowe, to w Middle Office odpowiadają za przestrzeganie przez bank wszelkich zasad i wymogów prawnych. Reputacja banku w dużej mierze zależy od jakości jego pracy.

· Negocjacje z recepcją. Pracownicy Middle Office często muszą ostrzegać front office o wysokim ryzyku i przekonywać ich do rezygnacji z nieuzasadnionych ryzykownych transakcji.

Zaplecze biura to dział wsparcia transakcji, zarządzania i kontroli jakości.

Dział Operacji i Rozliczeń sprawdza transakcje pod kątem błędów i płatności klientów.

Do funkcji administracyjnych należy współpraca z zasobami ludzkimi (HR), marketing, budowanie i promocja marki oraz utrzymywanie standardów jakościowych świadczenia usług we wszystkich placówkach banku.

Ważną częścią back office jest także dział IT, który zajmuje się wsparciem technicznym, doskonaleniem i automatyzacją procesów oraz korygowaniem problemów technicznych.

Funkcja zaplecza biurowego:

· Ujednolicony harmonogram pracy w przeciwieństwie do recepcji.

· Interakcja z innymi biurami banku. Międzynarodowe banki często łączą zespoły na całym świecie, aby szybko rozwiązywać problemy.

· Pracownicy muszą mierzyć się z ciągłymi terminami pracy. A mimo to praca nie jest tak stresująca i intensywna jak w recepcji.

O pracy poszczególnych działów Front Office opowiemy Państwu bardziej szczegółowo w jednym z poniższych materiałów.

/Twój zespół tPeople/

Co to jest back office: pochodzenie i wyjaśnienie pojęcia + 3 powody, dla których Twoja firma go potrzebuje + przykłady zadań back office w 3 obszarach działalności + 2 rodzaje programów komputerowych back-office + 3 problemy, które rozwiązują.

Wiele obcych słów w języku rosyjskim stało się definicją pewnego obszaru działalności. Na początku XXI wieku w branży biznesowej pojawiła się koncepcja back office.

Z biegiem lat termin ten zaczął być używany w sprzedaży, w instytucjach finansowych, a także na rynku papierów wartościowych.

Czym jest back office i jaką rolę pełni we współczesnym biznesie?, dowiesz się z tego artykułu.

1. Wyjaśnienie pojęcia „back office”

Wyrażenie to przeszło na język rosyjski z angielskiego – „back-office” (co można dosłownie przetłumaczyć jako „back-office”). Dziś jego znaczenie jest nieco niejasne, gdyż działy back office mają wiele obszarów działania, które diametralnie się od siebie różnią.

Back office to dział w firmie, którego zadaniem jest przetwarzanie, rejestrowanie i ewidencjonowanie transakcji związanych z finansami firmy.

Oprócz tego istnieje jeszcze jeden, nie mniej ważny dział, który nazywa się front office. Co to jest? Zadaniem front office jest zawieranie transakcji i pozyskiwanie nowych partnerów i klientów, którzy mają wpływ na sytuację finansową i rozwój firmy.

W skład back office wchodzą następujące działy:

• księgowość,
• Dział HR,
• administracja firmy,
• wsparcie techniczne, analitycy,
• statystyki itp.

Zasadniczo zajmuje się wszystkimi sprawami administracyjnymi.

Front office to z kolei sztab menadżerów, którzy ze swojej strony przyciągają do firmy nowych partnerów.

2. Jak powstało coś takiego jak back office?

Historia powstania tak popularnego w biznesie terminu sięga czasów zwykłego planowania budowy.

Wszystkie budynki dużych firm budowane były według tego samego planu...

Na pierwszy ogień poszła recepcja- front budynku. Było to potrzebne, aby klient lub odwiedzający mógł łatwo znaleźć żądany dział lub konkretnego pracownika. Lokal ten przeszedł kosztowny remont, bo jest „twarzą” firmy. Pracownicy muszą zawsze być dobrze ubrani, grzecznie zachowywać się w stosunku do klientów itp.

Drugą część budynku nazwano zapleczem. Całość prac produkcyjnych i administracyjnych odbywała się na tym terenie. Ponieważ goście nigdy tu nie byli, renowacja, oświetlenie i wnętrze nie były godne uwagi.

Jeśli w recepcji pracownicy przykładali dużą wagę do wyglądu, to w zapleczu główną rolę odgrywały profesjonalne cechy personelu firmy.

Oddzielenie układu budynków stało się globalnym terminem określającym dwa oddziały każdej firmy. Recepcja to jasny obraz, który przyciąga klientów. Back office to dział rozwoju firmy, który monitoruje wszystkie procesy.

3. Dlaczego Twoja firma potrzebuje back office?

Dyrektorzy start-upów stają przed pytaniem, czy w ogóle taki podział jest im potrzebny.

Jej utworzenie w nowej lub nawet już istniejącej firmie jest ważne z 3 głównych powodów:

Reputacja firmy.

Dziś w każdej dziedzinie działalności panuje duża konkurencja. Pracownicy back-office poprzez swoje działania na co dzień dbają o reputację firmy.

Na przykład specjaliści z działu analityki i statystyki codziennie dokonują obliczeń, aby poprawić wydajność organizacji.

Dział administracyjny firmy stale dba o to, aby każdy wykonał swoją pracę sprawnie i możliwie najszybciej.

Zwiększone zyski.

Oczywiście pracownicy front office przyciągają nowych klientów, ale bez wsparcia księgowego wszelkie transakcje pieniędzmi mogą zwiększyć dochody lub odwrotnie, je zmniejszyć.

Co więcej, to właśnie w dziale back-office pracownicy opracowują nowe plany rozwoju, które w przyszłości mogą znacząco zwiększyć zyski.

Odpowiedzialność za ryzyka w nowych transakcjach.

Praca managerów front office opiera się na znalezieniu dużego klienta. Jednocześnie bez wyliczenia przez pracowników back office wszystkich korzyści i ewentualnych ryzyk wynikających z transakcji, umowa nie zostanie zawarta.

Ten etap jest najważniejszy, ponieważ od niego zależy, czy firma będzie osiągać zysk, czy stratę.

4. Zadania back office w 3 różnych obszarach działalności

Choć interpretacja tego terminu jest taka sama dla każdego sektora przedsiębiorstw, w praktyce w różnych obszarach działalności pracownicy wykonują odmienne zadania.

3 przykłady tego za co dokładnie odpowiada back office w różnych obszarach:

W instytucji finansowej jednostką tą jest dział operacyjno-księgowy, który odpowiada za pracę całej organizacji. Specjaliści przywiązują dużą wagę do operacji kredytowych.

Na ich barkach spoczywa także odpowiedzialność za dokonywanie transakcji związanych z papierami wartościowymi, pracę działu księgowości oraz kontrolę nad aktywami i pasywami banku.

Handel i sprzedaż.

W obszarze handlu i sprzedaży dział odpowiada i kontroluje wszelkie transakcje finansowe, odbiór towarów, ich sprzedaż, sprzedaż, przemieszczanie, spisywanie sald, zwrot wad, ocenę i badanie rynku handlowego, pozyskiwanie sprzęt, pomieszczenia do sprzedaży produktu itp.

W przypadku pracowników gastronomii cała praca działu związana jest z codziennymi operacjami. Back-office odpowiada za sporządzanie raportów finansowych, prowadzenie ewidencji produktów, monitorowanie jakości i przygotowania dań dla klientów oraz rekrutację personelu.

5. Obowiązki pracownika back office

W tym dziale jest wielu specjalistów i każdy z nich ma swoje zadanie. Możliwe jest, że początkujące firmy mają niewielu pracowników, czasami może być ich tylko 5-10. Musimy więc szukać pracownika uniwersalnego, specjalisty, który będzie odpowiadał za kilka procesów jednocześnie.

Jeśli jesteś w dokładnie takiej sytuacji, to musisz zrozumieć, jakie obowiązki będzie musiała wykonać osoba z działu back-office.

Do głównych obowiązków specjalisty w tym dziale należy:

1. Zawarcie i rejestracja transakcji.
2. Zawieranie umów związanych z kupnem lub sprzedażą towarów.
3. Transakcje polegające na przeniesieniu własności ze sprzedającego na kupującego.
4. Kontrola przepływów finansowych firmy.

Niemal cała odpowiedzialność za dobrobyt firmy spoczywa na barkach pracowników back-office. Najmniejsze błędy w błędnych obliczeniach w transakcjach finansowych i kwestiach organizacyjnych mogą prowadzić do strat, a nawet strat.

6. Czy można zastąpić dział back office programem?

Cokolwiek by nie powiedzieć, mamy XXI wiek – czas, w którym większość procesów jest zautomatyzowana (a przynajmniej zmierza w tym kierunku). Los ten nie oszczędził podsekcji back-office.

Back-office to program komputerowy sterujący i realizujący procesy technologiczne firmy związane ze sprzedażą, finansami, księgowością itp.

Wielu dyrektorów kupuje te programy, aby zaoszczędzić pieniądze na wynagrodzeniach pracowników działów administracyjnych.

Istnieją 2 typy back-office na PC:

Oto na przykład program „Kompaktowy” przeznaczony dla sklepu. Baza danych zawiera wszystkie informacje na temat funkcjonowania sieci handlowej. Aby z niego skorzystać wystarczą 2-3 osoby, które będą monitorować pracę i wprowadzać nowe dane.

W ten sposób możesz znacznie szybciej rozwiązać następujące problemy:

Szybka obsługa klienta i zawieranie nowych transakcji.

Program automatycznie dokonuje obliczeń, określa możliwe ryzyka, zyski, straty itp. W takim przypadku nie może być a priori błędów, jeśli wszystkie dane zostaną poprawnie wprowadzone do programu.

Automatyczna księgowość i kontrola firmy.

Kiedy firma w ciągu kilku sekund otrzymuje dane o swojej kondycji finansowej i statystyki dotyczące wydajności wszystkich działów, przyczynia się to do maksymalnej kontroli nad działalnością firmy od wewnątrz.

Informacje te są potrzebne, aby kierownictwo mogło monitorować wszystkie procesy, badać niedociągnięcia i eliminować je w odpowiednim czasie.

Analiza współpracy z klientami i partnerami.

Monitorowanie tych informacji pomoże ulepszyć strategię marketingową firmy.

Z tego artykułu się dowiedziałeś co to jest back-office, a także o istnieniu programów komputerowych, które mogą zastąpić cały dział żywymi pracownikami. Program przyspiesza wiele procesów organizacyjnych.

Przegląd pracy z tak ważnym elementem jak

back office firmy - w poniższym filmie:

To oczywiście duży plus pracy firmy, ale wtedy nie będzie potrzeby zatrudniania niektórych specjalistów i ludzie będą musieli zostać pozbawieni pracy. Ponadto maszyny przy całej swojej precyzji nie są jeszcze w stanie pod wieloma względami przewyższyć człowieka.

Przydatny artykuł? Nie przegap nowych!
Wpisz swój adres e-mail i otrzymuj nowe artykuły pocztą elektroniczną

„Wszystkie zawody są potrzebne, wszystkie zawody są ważne” – wszyscy to wiemy od dzieciństwa. Faktem jest, że we współczesnym świecie wszystko jest ze sobą powiązane, pojawiło się wiele terminów obcego pochodzenia, których znaczenie jest nieznane większości obywateli. Pośrednicy w obrocie nieruchomościami, twórcy wizerunku, copywriterzy, geodeci – nie da się od razu stwierdzić, czym dokładnie zajmują się ci ludzie. To samo można powiedzieć o specjalistach back i front office. Kim są, gdzie pracują, jakie są ich bezpośrednie obowiązki?

Definicja recepcji instytucji finansowej

Termin ten odnosi się do grupy działów w organizacjach odpowiedzialnych za pracę z klientami lub klientami. Specjaliści front office są na pierwszej linii frontu, to oni są twarzą firmy. Od ich profesjonalizmu, kompetencji i życzliwości zależy sukces całej instytucji. W takich pracownikach rozpatrują wnioski o kredyt lub uzyskują kredyt, doradzają we wszelkich kwestiach, dystrybuują produkty bankowe itp. Oznacza to, że specjaliści stale towarzyszą klientowi od momentu przybycia do oddziału banku aż do zawarcia transakcji.

Co to jest back-office?

Jest to pion operacyjno-księgowy zapewniający funkcjonowanie działów zarządzających aktywami i pasywami spółki. Biuro na zapleczu to wyniosłość w kolorze szarym. Klienci i klienci nie mogą ocenić pracy swoich specjalistów, chociaż inwestują wiele wysiłku w dobrobyt firmy. Takie oddziały istnieją w bankach, firmach inwestycyjnych i organizacjach dokonujących transakcji na rynkach papierów wartościowych. Zatrudniają od 3 do 15 osób, liczba pracowników uzależniona jest od wielkości instytucji.

Praca na zapleczu banku polega na przygotowywaniu rozliczeń papierów wartościowych oraz środków pieniężnych z tytułu transakcji zawieranych na froncie. Jej pracownicy odpowiadają także za monitorowanie przestrzegania limitów, prowadzenie raportów wewnętrznych oraz dostarczanie informacji do księgowości. Specjalista back office współpracuje wyłącznie z kontrahentami, nie współpracuje z klientami.

Czym zajmuje się biuro średnie?

Podział ten można nazwać łącznikiem pomiędzy front i back office. Jego funkcje są dość niejasne. Specjaliści bankowi zajmują się głównie sporządzaniem i podpisywaniem umów, dostarczaniem klientom różnego rodzaju raportów, przyjmowaniem dyspozycji realizacji transakcji wypłaty środków, kupna i sprzedaży itp. Biuro pośrednie odpowiada także za koordynację standardowych formularzy i dokumentów regulacyjnych z inne działy, opracowując metodyki realizując nowe operacje. Jej specjaliści w większości przypadków realizują zlecenia od pracowników pierwszej linii.

Jakie obowiązki mają specjaliści back office?

Pracownicy instytucji finansowych mają obowiązek sporządzać umowy kupna i sprzedaży papierów wartościowych oraz prowadzić rejestr transakcji. Specjalista monitoruje ponowną rejestrację papierów wartościowych, ponieważ konieczne jest przeniesienie praw własności na kupującego ze sprzedającego. Back office przeprowadza tę procedurę na podstawie dyspozycji przelewu zawartej w rejestrze posiadaczy papierów wartościowych.

Nowy właściciel musi otrzymać wszystkie niezbędne dokumenty, a specjalista z kolei kontroluje proces rozliczeń pomiędzy firmami sprzedającego i kupującego. Na pracowniku back office spoczywa ogromna odpowiedzialność, gdyż najmniejszy błąd, który na pierwszy rzut oka wydaje się drobną niedokładnością, może prowadzić do problemów na dużą skalę. W najgorszym przypadku firma poniesie znaczne straty w wyniku uznania transakcji za nieważną.

Porównanie front-office'u i back-office'a

Te dwa podziały są sobie przeciwne. Front office jest twarzą firmy. Specjaliści są zawsze widoczni, przyszłość organizacji zależy od ich profesjonalizmu i zaradności. Back office to praca w cieniu. Nie wszyscy znają pracowników działu z widzenia, ale oni są jak pracowite pszczoły, odgarniające wiele ważnych spraw. Wszyscy specjaliści pracują na rzecz firmy, ale nadal ważne jest, aby wytyczyć granicę między różnymi działami, aby nie przenosić obowiązków jednych na barki innych.

Front office i back office mają różną funkcjonalność. Pierwszy z nich ma na celu zwiększenie szybkości obsługi klienta, utrzymanie rzetelności otrzymywanych informacji i szybką rejestrację sprzedaży. Drugi koncentruje się na analizie sprzedaży, przygotowaniu kartoteki towarów z cenami, systemie cenowym i monitorowaniu ruchu produktów w magazynach.

Rozdzielenie podziałów może nastąpić zarówno na poziomie oprogramowania, jak i sprzętu. Nie ma między nimi wyraźnej granicy, jest to po prostu system pojęć. Oddzielenie back-office od front-office jest konieczne ze względów psychologicznych. Szef firmy musi zrozumieć, że w pierwszym podsystemie potrzeba więcej profesjonalnych i doświadczonych specjalistów niż w drugim, ponieważ mają większą odpowiedzialność i bardziej złożoną pracę.

Łatwo nam sobie wyobrazić, jak wygląda praca w biurze, nawet jeśli sami nigdy nie mieliśmy takich zajęć. Jednak wraz z postępem globalizacji codziennie pojawiają się u nas nowe, nieznane wcześniej terminy anglojęzyczne, których znaczenie nie zawsze jest jasne. Dlatego dzisiaj chcemy pomóc Państwu w zrozumieniu terminologii związanej z pracą w biurze, czyli czym jest back office, front office i Middle Office.

Co to jest?

Front office to dział firmy, w którym pracownicy są zajęci pracą z klientami, klientami lub klientami, a nie wykonywaniem usług i wewnętrznych funkcji biznesowych.

W zależności od tego, na czym skupia się firma, front office wykonuje inną pracę. Zatem w firmach finansowych ta jednostka strukturalna odpowiada za sprzedaż i handel, w bankach - doradztwo klientom, otwieranie i zamykanie depozytów, pozyskiwanie kredytów, w firmach ubezpieczeniowych front office to bezpośrednie zawieranie umów o usługi ubezpieczeniowe.

Na zapleczu sprawy mają się inaczej. Dział ten zajmuje się regulacjami wewnętrznymi, prowadzeniem spraw spółki i administracją. Obejmuje to również obsługę klienta, dział wakatów i zatrudnienia, wewnętrzną księgowość firmy, IT, analitykę i księgowanie danych z lat ubiegłych.

Back office zapewnia pracę wszystkich działów organizacji. Pracownicy tutaj nie mają bezpośredniego kontaktu z klientami i klientami i nie wykonują pracy związanej z klientami, ale angażują się w te czynności, które pozwalają firmie prawidłowo działać.

Biuro środkowe jest łącznikiem pomiędzy przodem a tyłem. Pion ten zazwyczaj nie komunikuje się bezpośrednio z klientami, ale bezpośrednio przegląda i przetwarza transakcje związane z kontaktami zewnętrznymi firmy. Przykładowo w banku pośrednik sprawdza historię kredytową i wprowadza informacje do bazy danych.

Biuro środkowe powstało, aby wypełnić istniejącą lukę informacyjną pomiędzy działami frontu i backu.

Skąd wzięła się nazwa?

Łatwo się domyślić, że określenia te mają pochodzenie angielskie. Przód tłumaczy się jako „przód”, tył to tył, a środek to środek. Nazwa front office wynika z faktu, że to właśnie ten dział jest pierwszym, z którym klient ma kontakt, czyli jest mu najbliżej, wyprzedzając wszystkie inne struktury firmy. Koncepcja back office pojawiła się już w czasach, gdy plan budowy biurowca przewidywał obecność pomieszczeń umożliwiających bezpośredni kontakt z ludźmi – front biura oraz część administracyjną, magazynową i produkcyjną. z tyłu. Tzw. przestrzeń biurowa, do której mogli wejść wyłącznie pracownicy firmy. Biuro środkowe jest przeciętne, środkowe, ponieważ w swoim znaczeniu znajduje się pomiędzy tylnymi i przednimi działami, ale wcale nie jest konieczne, aby ten dział był fizycznie umiejscowiony pomiędzy wspomnianymi wcześniej przednimi i tylnymi działami strukturalnymi. Jest całkiem możliwe, że pracownicy Middle Office będą dzielić przestrzeń roboczą z back office, ale zajmą się swoimi sprawami.

Porównanie pracy na zapleczu, froncie i środkowym biurze

Back i front office to przeciwieństwa siebie. Front office reprezentuje twarz firmy, ponieważ komunikuje się bezpośrednio z klientami. Są stale widoczni; od ich kompetencji i przedsiębiorczości bezpośrednio zależy przyszły sukces firmy. Praca na zapleczu to praca w cieniu. Pracownicy tego działu nie są widziani przez klientów; nie są znani z widzenia. Jednak to właśnie ten dział zajmuje się dobrostanem firmy i regulacjami wewnętrznymi. Front office, back office i Middle Office pełnią różne funkcje. Zaawansowane biuro zajmuje się zwiększeniem szybkości pracy z klientami, gośćmi czy klientami, błyskawicznie rejestruje zrealizowane transakcje kupna lub sprzedaży oraz odpowiada za bezpieczeństwo otrzymywanych informacji i ich autentyczność. Back office, czyli back office zajmuje się analityką, w tym analizą zrealizowanych transakcji i uzyskanych zysków, odpowiada za przygotowanie cen towarów, rejestruje te dane w bazie danych, pracuje z cenami, kontroluje ruch towarów w magazynach, decyduje co należy dokonać zakupów wewnętrznych dla firmy. Do zadań back office należy przygotowywanie dokumentacji zrealizowanych transakcji dokonywanych przez traderów lub menadżerów „pierwszej linii”.

Biuro średnie definiowane jest przez następujące podstawowe role:

• Kontrola jakości produktu;
• Dział prawny;
• Skarbiec;
• Zarządzanie ryzykiem.

Podział działów zwykle następuje na poziomie oprogramowania lub sprzętu. Być może nie ma między nimi wyraźnej linii – granica przebiega dopiero na poziomie systemu pojęć. Ważne jest jednak oddzielenie pracy w back-office od front-office na szczeblu kierowniczym i z psychologicznego punktu widzenia. Kadra zarządzająca musi mieć świadomość, że dział odpowiedzialny za sprawy wewnętrzne firmy wymaga pracy profesjonalistów, specjalistów z dużym doświadczeniem, ponieważ powierza się im większą odpowiedzialność i złożone zadania.

Wielu menedżerów traktuje back office lub Middle Office przeciętnie, opierając się na pracownikach pierwszej linii, którzy odpowiadają za powodzenie transakcji przy bezpośrednich kontaktach. Należy jednak wziąć pod uwagę znaczenie działów wewnętrznych z następujących powodów:

• Za utrzymanie reputacji firmy odpowiadają pracownicy zaplecza i średniego szczebla. Tym samym wysokiej jakości obsługa klienta i rozmowy telefoniczne dotyczące kwestii wsparcia mówią wiele o firmie i często znacząco zmieniają nastawienie do niej.
• Za kontrolę ryzyka odpowiada centralne biuro. Kadra zarządzająca podejmuje decyzje w oparciu o dane, liczby, wyliczenia i dokumenty, które napływają do nich z urzędów, dlatego ważna jest ich dokładność. Biuro średnie kalkuluje możliwe ryzyko i zapobiega stratom, jakie firma może ponieść.
• Dział Prawny nie pozwala organizacji na przypadkowe podjęcie działań sprzecznych z obowiązującym prawem rządowym.
• Dzięki księgowości wewnętrzne sprawy firmy są zawsze uporządkowane i żaden koszt nie opuszcza bazy danych.

Oczywiście warto zrozumieć, że wszystkie podziały są równie ważne. W tym artykule mogliśmy przeanalizować cechy frontu, backu i Middle Office. Na podstawie tej analizy stało się niezwykle jasne, że aby właściwie prowadzić działalność gospodarczą, niezbędny jest jasny podział obowiązków, kiedy każdy pracownik i każdy dział wykonuje swoje zadania, a w sumie zapewnione jest jedno, nieprzerwane funkcjonowanie organizacji. uzyskany.

W rosyjskim życiu codziennym pojawiło się nowe angielskie słowo „back office”. Co to jest? Jakie funkcje pełni? W jakich firmach to występuje? Spróbujmy to rozgryźć bardziej szczegółowo.

Zaplecze biura. Co to jest?

Jednostki te istnieją w wielu organizacjach. Back office to dział lub dział firmy, który ma określone funkcje. Mówimy o rutynie, administracji i obsłudze. Tradycyjnie do funkcji zaliczają się także technologie informacyjne (administracja i help desk), kadry i księgowość.

Niektóre organizacje osobno określają dodatkowe obszary pracy, które musi wykonywać back office. Co to jest? Często pracownicy tego działu zajmują się statystyczną i analityczną księgowością sprzedaży, zakupów, sald magazynowych oraz prowadzeniem archiwów.

Jeśli tym back office jest oddział banku, to funkcje obejmują operacje rozliczeniowe, bieżącą obsługę rozliczeniową i kasową itp.

Historia back-office

Na początkowych etapach rozwoju biznesu układ pomieszczeń każdej firmy był wyjątkowy. Na pierwszym planie znajdowało się tzw. front office. Zrobiono to tak, aby klienci mieli możliwość szybkiego i łatwego znalezienia odpowiedniego pracownika. Oczywiście zarząd sporo zainwestował w ten lokal, dokonując kosztownych napraw, sprzątania i umeblowania. Front office musiał robić jak najlepsze wrażenie, bo to „twarz” każdej firmy.

Pracownicy muszą także przestrzegać stylu ubioru i zachowania. To jest publiczna strona każdej firmy.

Back office tradycyjnie znajdowało się w tle. To tutaj prowadzono samą produkcję, istniał system pomieszczeń administracyjnych, różne wydziały, magazyny itp.

Dlatego tereny te były tradycyjnie brudne, ponure i niezbyt zadbane. Reprezentacyjność tych lokali nie była ściśle monitorowana, ponieważ klienci nigdy się w nich nie pojawiali. Oczywiście nie ma specjalnych wymagań dotyczących wyglądu pracowników. Większą uwagę zwrócono na umiejętności i zdolności zawodowe.

Ten podział biura na dwa duże działy, które pełnią różne funkcje, sprawdził się i istnieje do dziś.

Pracownicy front office tworzą piękny „obraz” firmy. Jednocześnie to dzięki kadrze back-office firma rozwija się i prosperuje. Dlaczego? Spójrzmy.

Znaczenie i znaczenie back office dla rozwoju firmy

Praktyka pokazuje, jak ważna jest rola tej komórki w organizacji.

Po pierwsze, back office pomaga utrzymać reputację firmy w wysoce konkurencyjnym środowisku. Oczywiście, jeśli pracownicy dobrze i dokładnie wykonują swoje obowiązki. W końcu dla każdego klienta głównym kryterium dobrej firmy jest jakość usług. Dzięki pracownikom back-office pełny cykl danej operacji zostaje zrealizowany.

Po drugie, zarządzanie ryzykiem odbywa się również poprzez back office. Co to wnosi do firmy? To pracownicy tego działu sporządzają raporty, selekcjonują dane, czynniki i dokonują obliczeń, na podstawie których podejmowane są decyzje zarządcze. Dlatego ich poprawność i dokładność jest bardzo ważna dla przyszłości firmy. Pracownicy wykonują niezwykle odpowiedzialną pracę, znacznie ograniczając ryzyko.

Po trzecie, obsługa back office angażuje się także w opracowywanie nowych metod oszczędzania i propozycji innowacji. Oczywiście pracownicy nie zarabiają bezpośrednio na rzecz firmy. Ale mogą pośrednio wpływać na ten proces.

Zaplecze w banku

Jest to dział operacyjno-księgowy. Dzięki jego pracy zapewniona jest działalność głównych działów.

Back office zajmuje się rozliczaniem i rejestracją transakcji na papierach wartościowych, zarządzaniem pasywami i aktywami, a także rozliczeniami z klientami. Ale to tylko wierzchołek góry lodowej.

Back office wykonuje operacje przetwarzania kredytów. Ponadto pracownicy często zajmują się otwieraniem rachunków, przeprowadzaniem transakcji księgowych i zarządzaniem ryzykiem.

Zaplecze biura. Realizacja dokumentów i obsługa transakcji na rynku papierów wartościowych

W bankach back office często składa się z kilku działów. Zwłaszcza jeśli organizacja dokonuje dużej liczby transakcji na rynku papierów wartościowych. Do obowiązków pracowników należy rejestracja elektroniczna i dokumentowa oraz ich obsługa. Przyjrzyjmy się temu bardziej szczegółowo.

W pierwszej kolejności pracownik back-office prowadzi dziennik transakcji i sporządza umowę kupna-sprzedaży papierów wartościowych danego emitenta.

Następnie następuje proces ponownej rejestracji papierów wartościowych. Mówimy o przeniesieniu praw własności. Aby „rozpocząć” ten proces, pracownik back office musi wystawić dyspozycję przelewu i zalegalizować bieżącą transakcję.

Po dokonaniu ponownej rejestracji i otrzymaniu dokumentu potwierdzającego, pracownik kontroluje proces płatności końcowej.

Pracownik back office ponosi dużą odpowiedzialność. Jeżeli w procesie przygotowania dokumentu wystąpi najmniejsza niedokładność, transakcję uważa się za nieważną. W rezultacie klient ucierpi, a firma poniesie poważne straty.

Dodatkowo back office zajmuje się transakcjami analitycznymi (wewnętrznymi) pomiędzy działami w organizacji w systemie redystrybucji finansowej.

W ostatnich latach branża handlowa często korzystała z różnorodnych programów automatyzacji back-office.

Back office w branży retail

Organizując biznes, menedżer staje przed wieloma problemami. Konieczne jest zaopatrzenie sali sprzedaży w towary, zautomatyzowanie księgowości magazynowej w przedsiębiorstwie, zarządzanie cenami oraz interakcja z dostawcami i oddziałami.

Jak zauważono, aby rozwiązać te i wiele innych problemów, istnieją specjalne programy dla back-office.

W systemie handlu detalicznego pracownicy takiego działu pomogą kontrolować przybycie i wydanie towarów, odpisać i przenieść, przeszacować, przeprowadzać zwroty, operacje gotówkowe i bankowe oraz pracować ze sprzętem detalicznym.

Pakiet oprogramowania może mieć różne konfiguracje: handel detaliczny artykułami niespożywczymi, sklep spożywczy, minimarket lub supermarket. Obecnie jest wybór.

Back office w handlu sieciowym

Główne obszary pracy w handlu sieciowym to:

• dokonywanie zmian i uzupełnień w szerokiej gamie produktów;
• wymiana danych pomiędzy działami;
• prowadzenie scentralizowanej dokumentacji;
• otrzymywanie raportów operacyjnych z funkcjonowania oddziałów itp.

Aby ułatwić pracę i zapewnić interakcję pomiędzy biurem a siecią punktów sprzedaży detalicznej, często wykorzystywana jest opcja automatycznego back-office. Programy te pozwalają organizacji pracować wydajniej i szybciej.

Zaplecze biurowe w placówkach gastronomicznych

Praca pracowników back-office firmy cateringowej związana jest głównie z bieżącą działalnością operacyjną. Tradycyjnie obejmują one:

• wykonywanie rutynowych obowiązkowych operacji;
• prowadzenie ewidencji towarowej i magazynowej;
• proces kontroli produkcji żywności;
• gromadzenie i analiza danych;
• przygotowanie raportów.

W zależności od wielkości i obrotów organizacji, back office w handlu liczy zwykle od trzech do trzynastu do piętnastu osób.

Obecnie, jak zauważono, istnieją zautomatyzowane systemy ułatwiające czynności, które muszą wykonać pracownicy. Jest to oczywiście pozytywny moment dla szefa organizacji. Ale nie zawsze dla pracowników. Praktyka pokazuje, że nabycie zautomatyzowanych systemów realizujących większość prac back-office prowadzi do redukcji personelu.