Bokföringshandlingar. Behandling av primär dokumentation: krav, exempel

Redovisningens riktighet och ytterligare slutsatser från den beror på kvaliteten på det primära dokumentet och den information som det innehåller.

Informationen i de primära dokument som accepteras för redovisning ackumuleras och systematiseras i redovisningsregister, vars form eller krav är godkända av det auktoriserade organet. Uppgifter från redovisningsregister i grupperad form överförs till bokslutet.

Ledningen bestämmer vilka personer som är behöriga att underteckna redovisningshandlingar. I detta fall kan en hierarki av signaturer upprättas beroende på befattningen, summan av pengar, omfattningen och arten av operationen.

Företag eller organisationer som använder elektroniska signaturer bör införa lämpliga skyddsåtgärder och kontroller avseende rätten att använda och få tillgång till elektroniska signaturer.(17)

Krav på upprättande av primära dokument

1. Anteckningar i primära handlingar ska göras med bläck, krita, kulspetspenna, med hjälp av skrivmaskiner, mekanisering och andra medel som säkerställer säkerheten för dessa anteckningar under den tid som fastställts för deras lagring i arkivet.

Använd inte en penna för att skriva.

• 2. Handlingar ska förberedas snyggt, text och siffror ska vara skrivna tydligt och läsbart.
• 3. Alla uppgifter måste fyllas i i dokumentet. Om några uppgifter inte fylls i, sätts ett streck i stället. Obligatoriska uppgifter måste fyllas i.
• 4. I monetära dokument anges beloppet i siffror och i ord.
• 5. Primära handlingar måste intygas med personliga underskrifter av organisationschefen, redovisningschefen eller behöriga personer.
• 6. Primära dokument måste innehålla utskrifter av underskrifter från behöriga personer.
• 7. Primära handlingar ska förses med organisationens sigill, om detta följer av formuläret och gällande lagstiftning. (18)

Organisationschefen ska i samförstånd med redovisningschefen i beställningsform godkänna förteckningen över de personer som har rätt att underteckna primära redovisningshandlingar.

Snabbt och högkvalitativt utförande av primära redovisningsdokument, deras överföring inom den fastställda tidsramen för reflektion i redovisningen, såväl som tillförlitligheten av uppgifterna i dem säkerställs av de personer som sammanställt och undertecknade dessa dokument.

Förflyttning av primära handlingar i bokföringen (ritning eller mottagande från andra affärsenheter, godkännande för redovisning, bearbetning, överföring till arkivet) måste också regleras av ett schema, som godkänns på uppdrag av chefen.

För att varna både chefer och utförare för oförutsedda negativa konsekvenser och för att spara tid vid informationssökning är det nödvändigt att efter att ha mottagit regleringsdokument skapa en databas för registrering av primära dokument.

Detta innebär att alla primära handlingar som skrivs ut och fylls i på redovisningsavdelningen ska ha en egen identifierare - en kod (engångsnummer, unikt nummer), som tilldelas dem vid obligatorisk registrering i någon av registreringsjournalerna, som ska vara öppnas vid varje företag.

Procedur för att upprätta dokument:

• - efterlevnad av alla fastställda detaljer och dokumentformer;
• -noggrannhet och tydlighet i presentationen av innehållet i genomförda affärstransaktioner i dokument;
• - snabb utförande av affärstransaktioner, tydlig, snygg och läsbar textskrivning;
• - strecka över tomma utrymmen i avsaknad av rekvisita;
• -angivelse av belopp i siffror och ord i alla värdefulla dokument; stryka över fel så att det som är överstruket syns, och att intyga rätt text med underskrift av den som upprättat dokumentet;
• -korrigeringar är inte tillåtna.(27)

Primära dokument skapade med hjälp av en mekaniserad metod kräver särskild bekräftelse av tillförlitligheten hos de mottagna uppgifterna, d.v.s. auktorisering och skydd av registrerade uppgifter från obehörigt mottagande av information om dem. Alla typer av dokument kan sändas per fax, men inte ett primärt bokföringsdokument, eftersom det inte har någon bekräftelse på dess äkthet. Ansvaret för att dokument skapas i rätt tid och av hög kvalitet och att de överförs inom den fastställda tidsramen för efterföljande reflektion i bokföringen ligger på de personer som har upprättat och undertecknat dessa dokument.

Den primära redovisningen i ett tillverkningsföretag är informationsbasen för förvaltningen, vars kvalitet direkt beror på kvaliteten på redovisningen. Primär redovisning är ett komplex av information och logiska operationer med dokument som åtföljer alla materiella och finansiella flöden och deras beståndsdelar från input till output av produktion och ekonomiska anläggningar för företaget och företaget som helhet.

Primära dokument är alltså bärare av information om alla produktions- och ekonomiska objekt och ämnen och deras interaktioner och möjliggör en omfattande bedömning av alla kontrollfaktorer: kvantitativa, kvalitativa, finansiella.(12)

Företaget utför dussintals operationer varje dag. Revisorer skickar pengar till motparter, fonder och grundare, räknar ut löner, tar emot datorer och möbler, tar ut straffavgifter, beräknar värdeminskning m.m. För varje sådan operation är det nödvändigt att upprätta ett primärt dokument (klausul 1, artikel 9 i den federala lagen av 6 december 2011 nr 402-FZ "Om redovisning", nedan lag nr 402-FZ).

Det primära dokumentet skapas vid tidpunkten för transaktionen eller vid dess slutförande som en bekräftelse på transaktionens faktum (klausul 3 i artikel 9 i lag nr 402-FZ). Baserat på de primära uppgifterna gör revisorerna poster.

En faktura, en handling för tillhandahållande av tjänster för att skapa en webbplats, ett redovisningsintyg - allt detta är primära dokument som revisorer använder i sitt dagliga arbete. Det finns många typer av primärprodukter, och deras mångfald beror på egenskaperna hos företagets verksamhet. Till exempel, i ett transportföretag kommer en av huvudtyperna av primär dokumentation att vara en fraktsedel, och i ett bibliotek - en handling att skriva av litteratur.

Primära dokument ska förvaras på företaget i minst fem år, och perioden börjar räknas efter rapporteringsåret (klausul 1, artikel 29 i lag nr 402-FZ). Det vill säga att en handling daterad 2016-03-07 måste lagras minst till och med 2021. Separata lagringsperioder för primärmaterial fastställs av den lista som godkänts genom förordning av kulturministeriet av den 25 augusti 2010 nr 558. För att bevara redovisningshandlingar skapar företag ofta särskilda arkiv.

Det primära dokumentet kan vara papper eller elektroniskt. I praktiken använder allt fler företag elektronisk dokumenthantering (EDM). I synnerhet byter företag kontrakt, fakturor för betalning, handlingar, följesedlar och fakturor.

EDI förenklar avsevärt förfarandet för att behandla primära dokument från det att de skapas till det ögonblick de registreras, och påskyndar arbetet mellan motparter. Ett stort plus är att elektroniska dokument inte behöver skrivas ut om detta inte strider mot lagen eller villkoren i kontraktet (klausul 6, artikel 9 i lag nr 402).

Det elektroniska dokumentet är certifierat med en kvalificerad elektronisk signatur. Om parterna fattar ett lämpligt beslut kan det primära dokumentet undertecknas med en enkel eller okvalificerad underskrift (brev från departementet för skatte- och tullpolitik vid Rysslands finansministerium daterat 12 september 2016 nr 03-03-06/ 2/53176).

Frånvaron av primära dokument i ett företag kan medföra allvarliga böter på 10 000 till 30 000 rubel (artikel 120 i Ryska federationens skattelag). Skattemyndigheten kommer också att utfärda vite för fel i registreringen. Dessutom kan personer som är ansvariga för att behandla dokument bötfällas enligt artikel 15.11 i Ryska federationens kod för administrativa brott med 2 000 till 3 000 rubel. Det finns en annan fara: om skattemyndigheterna under revisionen inte hittar det nödvändiga dokumentet kan de ta bort en del av kostnaderna från beskattningsunderlaget, därför måste företaget betala ytterligare inkomstskatt.

Obligatoriska uppgifter om det primära dokumentet

Endast det primära dokumentet med alla nödvändiga detaljer har rättslig kraft (klausul 4 i artikel 9 i lag nr 402-FZ):

1. titel (till exempel "Aktualiserad tjänst", "Betalningsorder", "Redovisningsbevis");
2. Datum för beredning;
3. namnet på upphovsmannen (till exempel OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
4. innehållet i dokumentet eller affärstransaktionen (till exempel "Internetåtkomsttjänster", "Material som överförts för bearbetning", "Betalning av fakturan för kontorsmateriel", "Ränta som uppstått enligt låneavtalet");
5. naturliga och monetära indikatorer (bitar, meter, rubel, etc.);
6. ansvarsfulla befattningar (till exempel "Revisor", "Butikshållare", "HR-chef", "Säljavdelningschef", etc.);
7. parternas personliga underskrifter.

Ett korrekt utfört dokument hjälper vid behov i rättsliga förfaranden, till exempel när köparen inte betalar skulden eller försöker ogiltigförklara transaktionen. Men ett dokument med fel eller fiktiva signaturer kan spela ett grymt skämt – så du ska aldrig skriva på för leverantören om denne plötsligt glömt att skriva under. Förvara alla primära dokument noggrant och kontrollera alltid noggrant alla detaljer i inkommande dokument.

I praktiken är det fortfarande möjligt att stöta på kundklagomål angående avsaknad av försegling. Låt oss påminna dig om att från och med 04/07/2015 har sigillen annullerats för de flesta organisationer och kan användas efter behag (federal lag av 04/06/2015 nr 82-FZ). Information om organisationens sigill ska anges i stadgan. Om motparten insisterar på att sätta en stämpel, och du inte har en lagligen, kan du skriftligen meddela motparten om dess frånvaro och lämna ett utdrag ur redovisningsprincipen.

Former för primära dokument

I ditt arbete kan du använda enhetliga och dina egna former av primära dokument (klausul 4, artikel 9 i den federala lagen av 6 december 2011 nr 402-FZ "Om redovisning"). I det här fallet måste ett hemgjort primärt dokument ha alla nödvändiga detaljer. Många företag tvingas utveckla sin egen version av materialavskrivningslagen, eftersom det inte finns någon enhetlig form av dokumentet.

Det är tillåtet att använda en kombinerad form av det primära dokumentet, när den enhetliga formen tas som grund och kompletteras med nödvändiga kolumner eller rader. I det här fallet måste alla obligatoriska detaljer bevaras (Resolution från Ryska federationens statliga statistikkommitté av den 24 mars 1999 nr 20).

Företagets val av vilka former av primär redovisning som används ska anges i dess redovisningsprinciper.

Under aktivitetsprocessen kan behovet av nya primära dokument uppstå, sedan kan de utvecklas och godkännas av redovisningsprincipen.

Notera! Eftersom din motpart även kan använda ett självständigt utvecklat primärdokument, måste din redovisningspolicy indikera att du även accepterar dessa dokument för redovisning.

För de flesta dokument har du rätt att inte använda enhetliga formulär, men kontanttransaktioner bör endast utföras enligt godkända dokumentformulär (information från Ryska federationens finansministerium nr PZ-10/2012).

Typer av primära dokument

Specialister kan hitta huvudformerna för primära dokument i album med enhetliga former som godkänts av resolutionerna från Ryska federationens statliga statistikkommitté. Här är de vanligaste.

Dokument för redovisning av handelstransaktioner

• TORG-12;
• Produktetikett;
• Universellt överföringsdokument.

Dokument för redovisning av anläggningstillgångar

• OS-1 "Lag om godkännande och överföring av anläggningstillgångar (förutom byggnader, strukturer)";
• OS-4 ”Lag om avskrivning av anläggningstillgångar”;
• OS-6 "Inventeringskort för registrering av anläggningstillgångar."

Primär kassaapparat

Kontanttransaktioner utförs uteslutande i enlighet med förfarandet för att genomföra kontanttransaktioner (Instruktion från Ryska federationens centralbank daterad 11 mars 2014 nr 3210-U). Du kan till exempel inte designa ett "förbrukningsmaterial" i fri form eller utveckla din egen version.

Formerna för primära kontantdokument godkänns genom resolution från Ryska federationens statliga statistikkommitté daterad 18 augusti 1998 nr 88:

• KO-1 "Beställning av kontantkvitto";
• KO-2 "Kontantutgiftsorder";
• KO-3 "Tidskrift för registrering av inkommande och utgående kassahandlingar";
• KO-4 "Kassabok";
• KO-5 "Redobok för medel som accepterats och utfärdats av kassan."

Kontantdokument måste kontrolleras mycket noggrant, eftersom sådana primära dokument är direkt relaterade till förflyttning av kontanter och alltid drar till sig inspektionsmyndigheternas uppmärksamhet. Till exempel kommer skattemyndigheterna definitivt att uppmärksamma PKO, där beloppet överstiger 100 000 rubel. Och allt för att du inte kan betala kontant med en motpart i ett belopp som överstiger 100 000 rubel. Frånvaron av underskrifter i kontantdokument kommer också att vara en anledning till förfaranden med Federal Tax Service.

Låt oss sammanfatta. Så primära dokument är en integrerad del av redovisning och skatteredovisning. Transaktioner kan inte genomföras utan styrkande handlingar. Ofta skapar revisorer bokföringsposter baserat på en kopia eller skanning av det primära dokumentet. Det är mycket viktigt att ersätta kopior med originaldokument i tid, annars kan tillsynsmyndigheter betrakta operationen eller transaktionen som fiktiv. Endast handlingar som upprättats i enlighet med lagen är en garanti för säkerheten och tillförlitligheten av redovisningen i företaget.

Federal Law 402-FZ "On Accounting" beskriver alla redovisningshandlingar och primära dokument. De behövs främst för skatteändamål - som dokument som bekräftar de utgifter du har haft och riktigheten i att fastställa skatteunderlaget.

Primära handlingar ska förvaras i 4 år. Under denna tid kan skattekontoret när som helst begära att de kontrollerar dig eller dina motparter. "Primär" används också i tvister med motparter.

Primära redovisningshandlingar upprättas vid tidpunkten för affärstransaktioner och indikerar deras slutförande. Listan över dokument som medföljer en viss transaktion kan variera beroende på typen av transaktion. Utarbetandet av alla nödvändiga primära dokument utförs vanligtvis av leverantören. Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt de dokument som uppstår under transaktioner där du är köparen, eftersom dessa är dina utgifter, och därför är du mer intresserad av att följa lagens bokstav än din leverantör.

Separering av primära dokument efter affärsstadier

Alla transaktioner kan delas in i 3 steg:

Steg 1. Du kommer överens om villkoren för avtalet

Resultatet blir:

• avtal;
• en faktura för betalning.

Steg 2. Betalning för transaktionen sker

Bekräfta betalning:

ett utdrag från byteskontot, om betalningen gjordes via banköverföring, eller genom anskaffning, eller genom betalningssystem där pengar överförs från ditt byteskonto;

• kassakvitton, kvitton för beställningar av kassakvitto, strikta rapporteringsformulär - om betalningen skett kontant. I de flesta fall används denna betalningsmetod av dina anställda när de tar pengar på konto. Uppgörelser mellan organisationer sker sällan i form av kontanter.

Steg 3. Mottagande av varor eller tjänster

Det är absolut nödvändigt att bekräfta att varorna faktiskt har tagits emot och att tjänsten har tillhandahållits. Utan detta tillåter inte skattekontoret att du sänker skatten på spenderade pengar. Bekräfta mottagandet:

• fraktsedel - för varor;
• försäljningskvitto - vanligtvis utfärdat i samband med ett kontantkvitto, eller om produkten säljs av en enskild företagare;
• intyg om utfört arbete/levererade tjänster.

Obligatoriska primära dokument

Trots variationen i transaktioner finns det en lista över obligatoriska dokument som upprättas för alla typer av transaktioner:

• avtal;
• kolla upp;
• strikta rapporteringsformulär, kassaregister, försäljningskvitto;
• faktura;
• intyg om utfört arbete (utförda tjänster).

Avtal

När en transaktion genomförs ingås ett avtal med kunden, som anger alla detaljer om kommande affärstransaktioner: betalningsförfaranden, leverans av varor, tidsfrister för att slutföra arbete eller villkor för tillhandahållande av tjänster.

Avtalet reglerar parternas rättigheter och skyldigheter. Helst bör varje transaktion åtföljas av ett separat avtal för leverans av varor eller tjänster. Med ett långsiktigt samarbete och genomförande av liknande operationer kan dock ett generellt avtal ingås. Avtalet är upprättat i två exemplar med stämplar och underskrifter av vardera parten.

Vissa transaktioner kräver inget skriftligt avtal. Till exempel ingås ett köpeavtal från det ögonblick som köparen får ett kontant- eller försäljningskvitto.

En faktura för betalning

En faktura är ett avtal enligt vilket en leverantör fastställer priset på sina varor eller tjänster.

Köparen accepterar villkoren i avtalet genom att göra lämplig betalning. Formen på fakturan för betalning är inte strikt reglerad, så varje företag har rätt att utveckla sin egen form av detta dokument. I fakturan kan du ange villkoren för transaktionen: villkor, meddelande om förskottsbetalning, betalnings- och leveransförfaranden, etc.

I enlighet med artikel 9-FZ "Om bokföring" krävs inte underskrift av direktören eller huvudrevisorn och sigill för detta dokument. Men de bör inte försummas för att undvika frågor från motparter och staten. Fakturan tillåter inte att du ställer krav på leverantören – den fastställer bara priset på produkten eller tjänsten. Samtidigt förbehåller sig köparen rätten att kräva återbetalning vid otillbörlig berikning av leverantören.

Betalningsdokument: kassakvitton, strikta rapporteringsformulär (SSR)

Denna grupp av primära dokument låter dig bekräfta betalningen för de köpta varorna eller tjänsterna.

Betalningsdokument inkluderar försäljnings- och kassakvitton, BSO, betalningsförfrågningar och beställningar. Köparen kan ta emot beställningen från banken genom att betala via banköverföring. Köparen får kontant- eller varukvitto från leverantören vid kontant betalning.

Konossement eller försäljningskvitto

Försäljningskvitton, som vi sa ovan, utfärdas vid försäljning av varor till privatpersoner eller av individerna själva.

Fakturor används främst av juridiska personer för att registrera frisläppande/försäljning av varor eller lagervaror och deras vidare mottagande av kunden.

Fakturan ska upprättas i två exemplar. Den första förblir hos leverantören som ett dokument som bekräftar överföringen av varor, och den andra kopian överförs till köparen.

Uppgifterna på fakturan måste överensstämma med siffrorna på fakturan.

Den auktoriserade person som ansvarar för frisläppandet av varor måste sätta sin underskrift och organisationens stämpel på fakturan. Den som tar emot varan är också skyldig att underteckna och attestera den med försegling på följesedeln. Användning av en faxsignatur är tillåten, men detta måste antecknas i kontraktet.

Intyg på utförda tjänster (utfört arbete)

är ett dubbelsidigt primärt dokument som bekräftar faktumet av en transaktion, kostnaden och tidpunkten för tjänster eller arbete.

Handlingen utfärdas av entreprenören till sin beställare baserat på resultatet av tillhandahållandet av tjänster eller utfört arbete. Detta primära dokument bekräftar att de tillhandahållna tjänsterna (utfört arbete) överensstämmer med villkoren i det ingående avtalet.

Faktura

En faktura är ett dokument som behövs enbart för att kontrollera rörelsen av moms. Fakturor utfärdas vanligtvis i samband med följesedlar eller handlingar. Det finns fakturor för förskottsbetalningar.

Detta primära dokument är strikt reglerat. Han innehåller:

• information om belopp av medel;
• textur del.

En faktura ligger till grund för att acceptera de presenterade momsbeloppen för avdrag. Alla företag som betalar moms måste skriva ut den.

På senare tid har det universella överföringsdokumentet (UPD) blivit populärt. Detta dokument ersätter paret faktura + faktura eller akt + faktura.

Gör affärer i Kontur.Accounting - en bekväm onlinetjänst för att beräkna löner och skicka rapporter till Federal Tax Service, Pension Fund och Social Insurance Fund. Tjänsten genererar automatiskt primära dokument och UPD.

Bokföring är ett vetenskapligt organiserat system utformat för att samla in, bearbeta, registrera och analysera information som används i finansiell och ekonomisk verksamhet. Redovisning återspeglar affärstransaktioner uttryckta i monetära termer.

Kort om redovisning kan vi säga: "Allt har sitt pris!" Alla transaktioner med köp och försäljning av varor och tjänster, avtalsrelationer mellan partners, leverantörer och kunder, arbetsrelationer relaterade till registrering av arbetstid och ersättning - allt kan reduceras till en monetär "nämnare".

Med hjälp av bokföring återspeglas utförandet av olika affärstransaktioner, vilket återspeglar verksamheten i alla företag, oavsett form av ägande och typ av verksamhet.

Helheten av redovisningsdata låter dig bestämma det slutliga ekonomiska resultatet av arbetet, genomföra en analys och bestämma utsikterna för fortsatt arbete förbättra prestationsindikatorerna.

Primär dokumentation inom redovisning: vad är det?

Primär dokumentation inom redovisning är grunden för redovisning. Om du visuellt föreställer dig redovisningssystemet som ett spridande träd med tätt lövverk, så är löven de primära redovisningsdokumenten.

Löv samlas in i "grenar" - register, från vilka en kraftfull "krona" av ett träd skapas - syntetisk redovisning för redovisningskonton, och en kraftfull grön krona är nyckeln till ett blommande träd, de där. korrekt och fullständig redovisning av företaget.

I vilken ordning det utförs kan du ta reda på i vår nya publikation på länken.

Exempel på ett primärt redovisningsdokument - en tidrapport.

Vad är ett primärt dokument inom redovisning?

Det primära dokumentet är ett standardformulär för ett visst urval, ifyllt i enlighet med kraven för redovisning, metodologiska rekommendationer från statistiska, skatte-, försäkrings-, bank- och andra myndigheter.

Standardformer för primära dokument är godkända av statliga statistikmyndigheter. Olika snävt fokuserade dokument godkänns av departement och departement efter typ av verksamhet.

Primära dokument är nödvändiga för registrering av affärstransaktioner de bekräftar genomförandet av en försäljning-köptransaktion, leasing, mottagande och utgifter för pengar, betalning till leverantörer. Primära dokument är grunden för redovisning i en organisation.

Rättelser i primära handlingar

1. Om detta inte är en strikt anmälningsblankett, måste dokumentet skrivas om korrekt och det skadade dokumentet måste förstöras.

2. Stryk över det strikta rapporteringsformuläret med en röd sned linje från ett hörn av arket till det andra och gör inmatningen "avbruten". Förstör inte den skadade formen.

3. Godtagbara korrigeringar: kryssa över den felaktiga posten med en tunn linje, gör rätt inmatning överst, skriv "Tro det rättade" bredvid, sätt tjänstemannens underskrift och företagets sigill.

4.Det är förbjudet! Sträck över eller skugga den felaktiga posten helt och hållet.

Vad är en affärsplan, varför behövs den och hur man gör upp den själv kan du ta reda på

Ett exempel på ett primärt dokument - en fraktsedel.

Lagringstid för primära dokument

• Alla dokument lagras minst 5 år.
• HR-handlingar relaterade till anställdas personliga konton, löner, skatteinnehållning och pensionsfondavgifter lagras i minst 75 år.
• För att förstöra dokument skapas en kommission på uppdrag av företaget, som formaliserar förstörelsen av dokument med en speciell handling.

Vad är grundarnas ansvar för skulderna för den juridiska person som de skapade - ta reda på det

Korrekt och tillförlitligt underhåll av primär dokumentation i redovisningsavdelningen, efterlevnad av dokumentflödet, kommer att säkerställa tydlig redovisning på företaget.

Vad är primära redovisningsdokument? Svaret finns i följande video:

Primära redovisningshandlingar är viktiga inte bara i redovisningsfrågor, utan även för skattelagstiftningen, i synnerhet för att avgöra omfattningen av skyldigheter. Därför är det oerhört viktigt för de som ansvarar för att upprätta primär dokumentation att känna till alla nyanser av redovisning och dessutom förstå deras klassificering för att förenkla arbetet.

Vad är primära redovisningshandlingar

Som primära handlingar anses de som registrerar vissa redan genomförda affärsåtgärder. Du kan lämna en bokföring och föra in den i registret endast om du har primära redovisningshandlingar. Det anses vara en integrerad del av företagets ledningssystem. Baserat på detta kan vi med säkerhet säga att primära redovisningsdokument är dokumentära bevis på genomförda transaktioner relaterade till enhetens ekonomiska verksamhet och som medförde en viss ekonomisk effekt.

Klassificering

Alla punkter som påverkar frågan om det primära ämnet omfattas av bestämmelserna och normerna i 402-FZ. I förordningen anges att dessa intyg behövs vid samverkan med skattemyndigheter som bekräftelse på att beräkningarna är korrekta. Detta innebär att skattetjänstemän inte kommer att ha några klagomål angående processen för att fastställa skattebasen.

Primär dokumentation är enligt gällande bestämmelser obligatorisk förvaring i 4 år. Under denna period kan skattemyndigheterna när som helst begära handlingar för studier och verifiering. Dessutom fungerar primär dokumentation ofta som bevis i rättstvister.

Det är värt att notera att specifika former av primär dokumentation inte är fastställda på lagstiftningsnivå. I denna fråga har en affärsenhet möjlighet att välja ett alternativ som kommer att tillfredsställa dess behov och kommer att fungera som en god hjälp i det fortsatta arbetet.

Primära redovisningshandlingar: lista

Som regel förblir en komplett lista över certifikat som utför grundläggande funktioner oförändrad och godkänns på högsta nivå. För närvarande inkluderar denna kategori:

1. Avtal. De anger de specifika villkoren för transaktionen, parternas ansvar och finansiella frågor. I allmänhet anges här alla villkor som på ett eller annat sätt är relaterade till transaktionen. Observera att för vissa transaktioner krävs inget skriftligt avtal. Från det ögonblick då köparen får försäljningskvittot anses transaktionen således avslutad.
2. konton. Med hjälp av dokument av denna typ bekräftar köparen sin vilja att betala för säljarens varor (tjänster). Dessutom kan fakturor innehålla ytterligare villkor för transaktionen och registrera specifika priser som säljaren sätter för sina produkter och tjänster. Om köparen av någon anledning inte är nöjd med produkten (tjänsten) som presenteras för honom, har han rätt att kräva återbetalning av sina medel baserat på fakturan.
3. Packlista. Den visar en komplett lista över alla varor eller material som överförs. Fakturan ska upprättas i flera versioner beroende på antalet deltagare i transaktionen.
4. Handlingen att acceptera och överföra. Den sammanställs utifrån resultatet av tillhandahållandet av tjänsten som bekräftelse på att resultatet av arbetet uppfyller tidigare angivna kriterier och är fullt godkänt av den mottagande parten.
5. Lönebesked. De visar alla frågor relaterade till löneavräkningar med inhyrd personal. Dessutom bör all information om bonusar, tilläggsbetalningar och andra mekanismer för ekonomiska incitament för anställda visas här.
6. Acceptans- och överföringscertifikat nr. OS-1. Denna typ av dokumentation används för att registrera alla aktiviteter relaterade till inmatning eller produktion av anläggningstillgångar.
7. Kontantdokument, som inkluderar inkommande och utgående kontantbeställningar, och dessutom kassaboken. De innehåller information om finansiella transaktioner som genomförs som en del av försäljningen.

Klassificering

Typerna av primära dokument inom redovisning är ganska olika och beror främst på det specifika syftet med att använda dokumentet inom en överskådlig framtid. Den mest populära klassificeringsfunktionen är dock uppdelningen av primär dokumentation i intern och extern.

Ett internt dokument är företagets egendom och utfärdas av det för att lösa vissa frågor. Den är sammanställd av företagets specialister och gäller uteslutande inom detta företags jurisdiktion. Således består denna kategori av de dokument som är nödvändiga för att effektivt kunna bedriva affärsverksamhet inom ett företag. Samtidigt, om ett dokument tas emot av ett företag utifrån eller sammanställs av företagsspecialister och sedan överförs till andra juridiska personer (skattemyndigheter, kunder, etc.), kommer det att erkännas som externt.

I sin tur har interna dokument också sina egna klassificeringsegenskaper, vilket gör det möjligt att gruppera dem i tre kategorier:

1. Administrativt (organisatoriskt). De anger information som måste kommuniceras till företagets anställda, strukturella divisioner och filialer och deras chefer. Med deras hjälp utfärdar företaget vissa order som måste följas noggrant. Denna grupp innehåller en mängd olika beställningar, instruktioner och mycket mer.
2. Exekutiv (exculpatory), som initialt visar fakta som bekräftar utförandet av viss affärsverksamhet och deras slutförande.
3. Bokföringshandlingar. Denna kategori är generell och behövs för att systematisera information som finns i andra papper och deras vidare insamling till ett enda dokument.

Under vissa omständigheter kan dokumentation också kombineras. Denna grupp inkluderar de papper som samtidigt kan innehålla nyckelfunktioner i organisatorisk och stödjande dokumentation. De mest slående exemplen här är olika kontantbeställningar, krav, förskottsrapportering och mycket mer.

Bokföringsregister och deras klassificering

När du gör en transaktion upprättas primär dokumentation. Så snart den är helt ifylld ska all information som anges i den dupliceras i lämpligt bokföringsregister. Och det är en slags transportör som samlar grundläggande information om transaktionen. Baserat på registrets kärna kan flera klassificeringskriterier identifieras. Till exempel, utseendemässigt dyker register upp för användarna i form av böcker, enkla blad och registerkort.

Baserat på mekanismerna för att upprätthålla registret kan ytterligare tre grupper särskiljas:

1. Kronologiskt, där alla händelser som inträffade anges i strikt överensstämmelse med tidsramen. Det vill säga, du måste först ange de operationer som inträffade tidigare och så vidare. Sådana register är de mest komplexa, eftersom de innehåller en enorm mängd information, och ganska ofta kan vissa åtgärder utelämnas.
2. Systematisk, där alla transaktioner initialt förs in i form av ekonomiska indikatorer. Register av denna typ speglar således den ekonomiska effekten av genomförda affärstransaktioner och analyserar indikatorer på utgifter och inkomster. Det mest slående exemplet på ett systematiskt register är kassaboken.
3. Kombinerad, som har de grundläggande dragen hos både systematiska och kronologiska register.

Innehållet i primär dokumentation

Många användare har frågor om vad som är primära redovisningshandlingar och vilka krav som gäller för dem. På lagstiftningsnivå finns flera bestämmelser inskrivna som slår fast att viss information ska finnas i primärparets handlingar. I synnerhet, i enlighet med punkt 2 i artikel 9 i federal lag-402, måste den primära dokumentationen innehålla följande information:

• Dokumentets titel;
• Datum för beredning;
• information om den person som upprättade det angivna dokumentet (företagets fullständiga namn);
• kärnan i den ekonomiska aktiviteten relaterad till detta dokument;
• finansiella beräkningar avseende transaktionen;
• underskrifter från de tjänstemän som ansvarar för transaktionen och deras initialer.

Exempel på primärt redovisningsdokument

Regler för dokumentberedning

Lagstiftaren fastställer vissa regler för upprättande av primära redovisningshandlingar. Ett av nyckelkraven är alltså noggrannhet och frånvaron av grammatiska fel och skiljetecken och stavfel. Om skatteverket upptäcker vissa brister måste överträdaren göra om handlingen och om överträdelsen upprepas kan du bli utsatt för straff. I allmänhet bör du i denna fråga vara uppmärksam på följande rekommendationer:

1. Det är tillåtet att använda kulspetspennor och bläckpennor, speciell datorutrustning och datorer.
2. Sammanställningen kan börja när det är planerat att genomföra vissa affärstransaktioner som behöver visas. Samtidigt är det i exceptionella situationer fullt möjligt att upprätta en handling efter genomförd transaktion.
3. Alla beräkningsdata ska visas i både numerisk och skriftlig form. Det bör alltså finnas en bildtext bredvid varje nummer.
4. Det är oerhört viktigt att fylla i alla uppgifter som anges på formuläret. Om det av någon anledning inte finns någon information kan du inte lämna en tom rad. Ett streck ska visas i den.

Om du inte följer dessa rekommendationer kan du stöta på betydande svårigheter. Om skatteverket finner handlingen felaktig vid en revision uppstår således tvivel om riktigheten av de gjorda beräkningarna och fastställandet av beskattningsunderlaget.

Om det av någon anledning är nödvändigt att göra vissa justeringar, bör du under inga omständigheter använda korrigerare och skuggning, eftersom de är oacceptabla. Korrigeringar kan göras på följande sätt:

1. Konturkorrigering. Om felaktig information lämnas ska den strykas över med en tunn linje och den korrekta informationen anges bredvid. I det här fallet måste det finnas en fotnot i stället för varje sådan korrigering. "Rättad tro" med uppgift om datum för rättelse och underskrift av den tjänsteman som gjorde korrigeringen. Vi noterar dock att när det gäller dokument som visar mottagandet och utgifterna för medel kommer denna metod att vara olämplig.
2. Ytterligare inträde. Denna metod används i situationer där det totala värdet av transaktioner utförs med avsevärt reducerade indikatorer. För att inte upprätta dokumentet på ett nytt sätt kan du göra ytterligare poster för de saknade beloppen i den aktuella perioden eller nästa.
3. Omkastning. En felaktig inmatning korrigeras med negativa värden. All felaktig information upprepas med rött bläck, och de korrekta uppgifterna anges bredvid.

Den primära rapporten kan sammanställas både i skriftlig och elektronisk form. På senare tid har många företag duplicerat information och sammanställt både pappers- och elektroniska versioner. De förstnämnda används senare för interna intressen, men elektroniska kopior skickas för verifiering till Federal Tax Service på begäran.

Flera slutsatser kan dras. Staten godkänner inga obligatoriska blanketter för primär dokumentation, vilket ger affärsenheter rätt att självständigt bestämma vilken form av handlingen som ska användas i praktiken i framtiden. Omedelbart efter registrering av handlingen ska alla uppgifter från den överföras till bokföringsregistret.

Facebook

Twitter

I kontakt med

Klasskamrater

Google+